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派遣で秘書として働く場合と、社員などの常用雇用の秘書として働く場合にはどのような違いがあるのでしょうか。待遇面、仕事内容、この仕事に就くための経験や必要なスキルなどからみた主な違いについてまとめてみました。

 

 

■秘書の具体的な業務内容とは？

派遣の秘書も社員の秘書も、業務内容は基本的に同じです。まずは秘書の具体的な業務内容について確認しておきましょう。秘書の主な業務としては、スケジュール管理や電話・来客対応、資料作成、雑務などが挙げられます。スケジュール管理では、多忙な上司の予定を調整し、効率よく業務がこなせるようにスケジュールを組みます。スケジュールに合わせて、出張の際は宿泊先を押さえたり、会議の参加者に連絡したりするのも秘書の仕事の一環です。

次に、上司のもとを訪れる来客の対応や、電話の受付なども秘書がおこないます。上司に恥をかかせないためにも、秘書はビジネスシーンにふさわしい言葉遣いや物腰を身に付けなくてはなりません。電話や来客を上司に取り次ぐかどうか判断することも秘書の仕事です。

さらに、会議で使う資料や上司のスピーチ原稿なども秘書が作成します。上司が作成した資料の校閲を担当する場合もあるでしょう。そのため、秘書はビジネス文書の書き方やパソコンスキルを身に付けておかなくてはなりません。その他、オフィスの整理や年賀状の手配、設備の点検なども秘書の業務となります。要するに、上司をサポートするための仕事は何でもこなすのが秘書だと考えておけばよいでしょう。

 

■秘書になるためには資格はいらない！社内での経歴から秘書になる

派遣で仕事をする場合には業務の範囲内が予め定められていることが多く、職務内容の大幅な変更はそれほどありません。社員の場合には部署を異動することもありますし、役割や責任が変わっていくこともあります。会社の変化に応じて柔軟に対応していく必要があります。今まで必要のなかった語学などの勉強も新たに始めなければいけないこともあり得ますし、業務に関連した資格を取得しなければいけないときもあります。社員で秘書の仕事をしている人は、今まで他の部署で違う仕事をしていた経験がある人もいます。社内公募で募集があったので応募した人もいます。さらに今までの仕事の中で適性があると社内で判断され、退職などで欠員がでたタイミングで秘書の仕事に就いたという人も少なくありません。秘書の仕事をするのに特別な資格を求める会社は少ないでしょう。会社は最初から教育する必要がないため、資格よりも今まで培った会社の中での人間関係や業務知識、経験などに重点をおく傾向があります。さらに人柄も分かっている安心感もあるために、社員の中から適任者を抜擢することがあります。

 

■派遣会社に登録！コスト・期限ともに便利なのが派遣秘書

派遣で仕事をする人は、派遣会社に登録をし、派遣会社を通じて様々な会社を紹介されることになります。1つの派遣先に固定されることはなく、色々な業界や規模の会社で仕事の経験を積むことができる可能性があります。派遣先の会社が決定したら、契約書に基づいて更新期間が定められることになります。通常は1ヶ月、3ヶ月、または半年などの契約であることが多く、契約毎に更新しながら継続していくことになります。会社で派遣の秘書を採用する理由としては、主に社員が病気や怪我で仕事を休むことや、産休や育児休暇取得の間の代替要員であることが多いです。時には期間限定のプロジェクト専門に派遣されることもあります。ですので、派遣期間も様々です。中にはこのような期限がある程度定まった契約ではないこともあります。法律の範囲内で長期的に契約毎に更新をしながら同じ派遣先の会社で仕事をする場合もあります。各種保険等は登録した派遣会社で加入することになります。有給休暇も派遣会社より付与されます。待遇については時間給であり、通常は月に一度の支払です。採用する会社にとっては、必要なタイミングに必要な人材を、適切なコストで探す際、派遣会社の利用は欠かせないでしょう。

 

■秘書には個人秘書とグループ秘書の2種類がある！

秘書は大きく「個人秘書」と「グループ秘書」の2種類に分けられます。1対1で役員と接するのが個人秘書で、複数対複数で役員をサポートするのがグループ秘書です。秘書と聞いたとき、多くの人は個人秘書のほうをイメージするでしょう。しかし、効率的に業務が進められることから、近年ではグループ秘書という形も人気を集めています。基本的に、個人秘書のほうが給料は高い傾向にありますが、担当する上司に合わせて行動しなければならないので大変です。上司が夜遅くまで働く場合は、自分も遅くまで残業しなければなりません。もちろん残業代はもらえるため、たくさん稼ぎたい人には個人秘書が向いているでしょう。一方、グループ秘書は作業を分担しておこなうので業務は比較的楽ですが、個人秘書よりは稼ぎにくいです。

 

■秘書に求められるスキルとは？

派遣秘書として活躍したいのであれば、秘書に求められるスキルを身に付けておくことをおすすめします。まず、WordやExcelなどのパソコンスキルは必須だといえるでしょう。情報管理や資料作成など、パソコンはさまざまな場面で使うことになります。また、場合によっては語学力が求められることもあるでしょう。外資系企業などへの派遣を希望するのであれば、業務を問題なくこなせるレベルの語学力が必要です。もちろんビジネスマナーも重要なので、秘書検定は取得しておいたほうがよいでしょう。秘書検定では、ビジネスにおける知識や振る舞い方などを網羅的に学べます。選考において秘書検定に合格していることが有利に働くとは限りませんが、秘書検定が採用の決め手になる場合もあるはずです。特に、難易度の高い準1級や1級は高く評価されるポイントとなります。その他、気配り力やコミュニケーション能力を身に付けておくことも大切です。秘書に求められるスキルを理解することが、優秀な秘書を目指す近道だといえます。

 

■正社員で雇うより派遣で雇うほうが人件費は断然お得！？

会社も業績により様々な局面があり、人件費の問題は会社の経営上での重要事項のひとつです。それでも必要な人材は確保しなければなりません。会社が流動的な状況のときには派遣会社を利用して派遣社員を採用するのも1つの方法ではないでしょうか。人件費が厳しいときには、一部の職種をこのような雇用形態に置き換えることによって人件費を抑制させられる可能性が高いです。秘書の仕事は、派遣会社でも経験豊富な人材を多く抱えていることもあり、職務内容も明確です。人件費の抑制を考えるならば派遣会社への依頼を考えてみるのもよいかもしれません。

 

 

 

 

 

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秘書は上司やチームのスケジュール管理などを引き受け、業務に集中できる環境をつくる仕事。縁の下の力持ちとして人気の高い職種の一つですよね。パソコンスキルや語学を生かせる機会も多いので、経験者や資格を持っている人、事務からのステップアップとして挑戦してみたい、という人も多いのではないでしょうか。とは言え実際雇用先からは、派遣サービスの秘書がどのような印象を持たれているのか、興味がある人も多いでしょう。そこで今回は、会社員の男性100人に秘書の派遣を利用したことがあるかどうか、アンケートを取ってみました。

 

 

【質問】

あなたの会社では秘書の派遣サービスを利用したことはありますか？

【回答数】

はい：19

いいえ：81

 

秘書＝「社長秘書」のイメージ？「いいえ」と回答した人が多数！

アンケートの結果、およそ8割の人が「いいえ」と回答しました。

・事務職の女性社員が社長秘書的役割を担っています。社長自身も基本１人で行動することが多く、秘書を必要としていない。(30代/男性/会社員)

・現在勤めいている会社で秘書自体必要ない業務のため雇用経験がありません(30代/男性/会社員)

・会社自体がそれほど大きくないので秘書を必要としておらず、かつ秘書の派遣サービスと呼ばれるものがあることを知らなかったため、雇用したことはありません。(30代/男性/会社員)

・知らなかったので雇用したことがないが、今後は検討の余地はあると考えている。(20代/男性/会社員)

特に多かった意見が「小さな会社だから」というもので、秘書という仕事についてステレオタイプな社長秘書のイメージを持っている人が多いことがうかがえます。だからこそ、事務職の女性社員が秘書的役割を担っているというケースも多いのではないでしょうか。また、そもそも秘書の派遣サービスがあること自体を知らなかった、という意見も多くみられました。秘書検定などが人気のある資格となっている一方で、雇用する側には秘書を雇用することのメリットがまだ広く認知されていない、ということがうかがえます。

 

「はい」と回答した人の多くが秘書の有用性を実感！

「いいえ」と回答した人が多かった一方で、およそ2割の人が「はい」と回答しました。

・正規で採用している秘書の方が産休をとったので、その期間中の穴埋めとして派遣サービスを利用しました。(40代/男性/会社員)

・正社員ではなかなか手が回らなかった受付や役員のサポートに重宝しています。(40代/男性/会社員)

・自分の専属の秘書を雇用することで、その日のスケジュール管理等を任せられるのでその分仕事に集中できて良かったです。(20代/男性/会社員)

・秘書の派遣サービスを雇用したことがあります、プロの派遣ですかなりレベルが高い。(30代/男性/会社員)

長期休暇となった人の代用や、正規で雇用することが難しい場合に派遣サービスで秘書を雇用したことがある、という意見があげられました。純粋に秘書としてのスキルのみを期待している場合、新しく正社員を雇用するよりも人件費が抑えられることが雇用側にとっては大きなメリットと言えるようです。専門職である秘書を最初から正規雇用することはハードルが高いかもしれませんが、まずは派遣サービスでその有用性を実感してもらうことが重要なポイントと言えるのかもしれません。実際雇用したことがある人の多くは秘書の派遣サービスに良い印象をもっていることが、アンケートの結果からもうかがえるのではないでしょうか。

 

秘書の派遣サービスをもっと広く広めていくことが必要！

アンケートの結果、まだ秘書という仕事に対して雇用側にそのメリットが広く浸透していないことが分かる結果となりました。秘書は社長や役員のような経営者にとって欠かせない存在となるのはもちろんのこと、プロジェクトチームができあがった時などに仕事の効率を高めることができる存在でもありますよね。秘書は裏方的役割なだけに、雇用側が正規雇用をためらうケースが多いかもしれません。だからこそ、まずは派遣サービスを通して秘書の仕事に対する認知を広めていくことが重要なポイントと言えるのではないでしょうか。

 

■調査地域：全国

■調査対象：【性別】男性 【職業】会社員 

■調査期間：直近の1ヶ月間

■有効回答数：100サンプル

 

あなたの会社では秘書の派遣サービスを利用したことがありますか？

【はい】

・正社員ではなかなか手が回らなかった受付や役員のサポートに重宝しています。(40代/男性/会社員)

・実際に、最近は秘書サービスを派遣で間に合わせる所が多いと思う。(50代/男性/会社員)

・M&Aによって、買収された側の企業の秘書が全員クビになりました。3人も秘書がいましたので、新しい社長の秘書もそう簡単には正社員での採用が決まらないので、一時的に派遣の秘書さんを採用していました。(30代/男性/会社員)

・人材の一時的な穴埋めをしてもらうのに雇用されていた方がいました。(30代/男性/会社員)

・正社員よりも、秘書としての専門の派遣を雇用したほうが人件費が安いから。(30代/男性/会社員)

・やはり秘書専門の派遣会社だと、スキル的にすぐに使える人が見つかりやすいから。(50代/男性/会社員)

・現在、製薬業の営業で働いておりますが、秘書の話は聞いたことがございません。(30代/男性/会社員)

・正規で採用している秘書の方が産休をとったので、その期間中の穴埋めとして派遣サービスを利用しました。(40代/男性/会社員)

・私の会社では数年前から秘書の派遣サービスを雇用しております。秘書業務は必ずしも正社員でなけばならないという決まりはありません。(30代/男性/会社員)

・洗練された街の中で多くの一流の人達に囲まれながら働けてスキルアップできるから(30代/男性/会社員)

・恐らくですが、うちの会社はまだまだ零細企業で秘書に割く予算がないため。(20代/男性/会社員)

・派遣サービスをしたこともあったが、雇ってみてあまり使えない子ばかりを紹介してくるから。(30代/男性/会社員)

・派遣以外で人材を確保できなかったため。できれば、派遣以外を優先したい。(40代/男性/会社員)

・秘書の派遣サービスでは対応が悪ければ他のスタッフにかえることができるためよいです。(30代/男性/会社員)

・少しの間だけですが お願いしていました ゲガで長期休暇の人がいましたので経験者をお願いしました。(50代/男性/会社員)

・デザイナーの仕事の業務上、特に必要としてなかったので、募集しませんでした。(50代/男性/会社員)

・秘書の派遣サービスを雇用したことがあります、プロの派遣ですかなりレベルが高い。(30代/男性/会社員)

・自分の専属の秘書を雇用することで、その日のスケジュール管理等を任せられるのでその分仕事に集中できて良かったです。(20代/男性/会社員)

・スタッフを雇い秘書として教育するよりも、専門の秘書としての教育を受けた派遣サービスを利用したほうが安上がりでリスクも低い。(50代/男性/会社員)

【いいえ】

・会社自体がそれほど大きくないので秘書を必要としておらず、かつ秘書の派遣サービスと呼ばれるものがあることを知らなかったため、雇用したことはありません。(30代/男性/会社員)

・現在勤務している我が社では、秘書を雇う明確なメリットがなく、またそこまでの経済的余裕がない為。(30代/男性/会社員)

・はっきりいって当たり前のことになるかもしれないが、そんなに余裕ありません(30代/男性/会社員)

・事務職の女性社員が社長秘書的役割を担っています。社長自身も基本１人で行動することが多く、秘書を必要としていない。(30代/男性/会社員)

・秘書を必要とするほどの業務がなく総務部及び社長職がこなせるほどなためです(40代/男性/会社員)

・地方の小さな会社なためか、秘書の派遣サービスを聞いたことがありません。(30代/男性/会社員)

・一族会社で、社長秘書は代々女子社員の中から選ばれるのが通例のため。(40代/男性/会社員)

・秘書は、総務経理・人事部からの任用がほとんどで順番まちの状況であるため。(40代/男性/会社員)

・知らなかったので雇用したことがないが、今後は検討の余地はあると考えている。(20代/男性/会社員)

・社外秘の情報に接する機会が多いため、社外の方に秘書業務をお手伝いしていただくことはありませんでした。(40代/男性/会社員)

・派遣会社の事務作業で秘書の必要性がないからです。会社でも秘書の役職はありません。(30代/男性/会社員)

・各店舗に最低一人の事務員が勤務している為です。また本社にも各担当事務員が勤務している為です。(20代/男性/会社員)

・私の会社にはいませんが友人の会社にはいつも一人二人雇っているところがあります。(40代/男性/会社員)

・事業形態において秘書を派遣サービスで雇用する必要がないから。(20代/男性/会社員)

・私の今の会社では秘書を雇うだけのお金がないからです。会社は秘書の人材派遣があることも知らないと思います。(30代/男性/会社員)

・秘書という業務の内容の重要性、機密性より、社外よりの派遣の者を活用したいとは思わない。(40代/男性/会社員)

・会社にはもともと秘書がおらず、またその必要もない規模の会社だから(40代/男性/会社員)

・会社自体が中小企業で貧乏だし、役員等にいたっては居るだけでたいした仕事も無いので秘書など必要ないです。(40代/男性/会社員)

・秘書の仕事は会社の内情を深くまで知る為、信頼出来る社員でのみ構成しています。(40代/男性/会社員)

・わたしは、「秘書の派遣サービス」の存在自体を知りませんでした。どうもすみません。(30代/男性/会社員)

・秘書の派遣を利用する業務もないし、経費がかかるため雇用しない。(30代/男性/会社員)

・秘書の派遣サービスを雇用したことはありません、自社で育てるから(30代/男性/会社員)

・わかりません。秘書を特別にアウトソースしたという話は聞いたことがありません(40代/男性/会社員)

・秘書の派遣サービスを雇用したことはありませんね。おそらく秘書を必要としていません。(30代/男性/会社員)

・現在必要ないから。業務を委託するための準備に時間がかかりそうだから。(50代/男性/会社員)

・秘書は会社役員の秘匿事項を扱うため、派遣はやはり不安になる。(50代/男性/会社員)

・中小企業では、秘書なんかいりません。事務員だけで大丈夫です。(30代/男性/会社員)

・秘密事項が漏れる恐れがあるため、正規社員による組織形態になっているため。(40代/男性/会社員)

・著臆説雇用を決める役職ではありませんが、そういったサービスを使うという話を聞いたことがありません。(30代/男性/会社員)

・秘書というような職業は必要としない職場なので、雇用した例はありません。(30代/男性/会社員)

・派遣による秘書のメリットとデメリットが見えないため、雇用を検討しているからです。(20代/男性/会社員)

・秘書の派遣サービス自体を全く知りませんでした。知っていたら雇用したかもしれません。(50代/男性/会社員)

・一般社員のため、秘書などにも縁もなく、興味もなくしりません。(30代/男性/会社員)

・情報の漏えいの危険性があり、外部の人間にデータを見せることが出来ない為。(30代/男性/会社員)

・正社員だけで構成されており、外部から派遣された社員はいません。(40代/男性/会社員)

・うちの会社は小さい会社で受付に女性を置いとくような立派な会社ではないです。(30代/男性/会社員)

・人数がそれほど多くないので、特に秘書を必要としていないから。(40代/男性/会社員)

・派遣サービスの雇用権限を持っていないため分かりません。今のところ派遣社員が自社にいることは聞いた事ないです(30代/男性/会社員)

・私のしょくばでは秘書が必要な部署ではないので、よくわかりません。(50代/男性/会社員)

・私の会社では派遣サービスでの人員採用は行っていないからです。(30代/男性/会社員)

・現在所属している社員の中で秘書検定を取得している人がいるのでその人が対応しています。(30代/男性/会社員)

・まだ会社自体がそこまで大きくなく、秘書に割く予算がまだない為。(40代/男性/会社員)

・個人情報を重視する会社なので、派遣の方に情報の管理を徹底させるには、ハードルが高い部分もあります。(50代/男性/会社員)

・ウチの会社は、社員も少なく秘書の方を派遣して頂かなくても、仕事が出来るからです。(30代/男性/会社員)

・会社に秘書をつけている役職がそもそもいないため秘書の派遣サービスを雇用したことはない(40代/男性/会社員)

・秘書が必要な役職者がいない為、不要。又、派遣では情報漏えいの危険性も。(30代/男性/会社員)

・ありません。会社に正社員の秘書が何人もいるので、必要ないから。(20代/男性/会社員)

・現職の会社では、秘書を雇ったことがないと伺ったことがあるから。(20代/男性/会社員)

・会社自体が小さく、秘書を雇う余裕がない。またそこまで雑多な要件もないので雇う必要がありません。(20代/男性/会社員)

・派遣で雇用する程、人材に不足しておらず必要性が無いため。自社で補えるならば派遣のメリットは皆無です。(30代/男性/会社員)

・私は会社の経営者をしたことがないので、雇用をした経験がありません。(20代/男性/会社員)

・人事担当ではないので、詳細は分かりませんが、おそらくいないと思います。(30代/男性/会社員)

・秘書は、会社のことをよく知った人間でないと務まらないので、外部のスタッフでは力不足です。(30代/男性/会社員)

・派遣会社に配属先を伝えてリクエストすれば、人材をマッチングしてもらえるから。(40代/男性/会社員)

・現在勤めいている会社で秘書自体必要ない業務のため雇用経験がありません(30代/男性/会社員)

・そのサービスがあるのを知らなかった。秘書が必要な立場ではないから。(20代/男性/会社員)

・役員の秘書となると派遣では会社の内情が十分の把握できていないため役不足となる。(50代/男性/会社員)

・派遣するような会社ではないので、雇用したことない。雇用するのであれば美人がいい(40代/男性/会社員)

・秘書の派遣サービス自体が初耳でしたので雇用は、したことありません。(20代/男性/会社員)

・秘書を雇うお金がありませんし、余り必要性を感じないからです。(30代/男性/会社員)

・単価が高いイメージがあり、そもそも自社社員で賄うことができるから(30代/男性/会社員)

・わたしの会社では今だかって秘書の派遣サービスを利用した事は有りません。(20代/男性/会社員)

・当たり前のことになるかもしれないが、はっきりいってこれしかない(30代/男性/会社員)

・聞いた事がない。成功すればいいなと期待はしているが。あまり自分には関心ない。(30代/男性/会社員)

・正社員で採用された秘書を雇用して以来、ずっと正社員で雇っています。(20代/男性/会社員)

・そのようなサービスを知らなかったし、雇用できる立場でないから。(30代/男性/会社員)

・秘書は誰にもついておらず、今後もつける予定は全くありません。(30代/男性/会社員)

・自社の社員の中で秘書業務担当者を決め、育成しつつ業務に当たらせているので。(30代/男性/会社員)

・設立したのが2012年の12月とまだまだ新しい会社ですので、今現在はまだ秘書の派遣サービスを利用する予定もないです。(30代/男性/会社員)

・しっかりと自社で秘書を育成していくようにしている会社だからです。(30代/男性/会社員)

・秘書はおりますが、やはり会社のかなり内部の情報を得るところになりますので、派遣社員よりは正社員で固定していると安心感がありますね。(40代/男性/会社員)

・会社の秘書を担う人材は会社の重要なポジションを担うので派遣で採用することはしない。(20代/男性/会社員)

・秘書に特化した派遣サービスがあることを会社として知らなかった。(40代/男性/会社員)

・私の会社では秘書の派遣サービスを雇用したことがないのでいいえを選びました。(30代/男性/会社員)

・事務の社員が秘書の仕事を兼務しており、秘書がいるような大きな会社ではないから。(30代/男性/会社員)

・秘書を必要とするほどの規模の会社ではないためです。従業員も少人数の会社の為です。(40代/男性/会社員)

・既に専属の秘書がおりますので、サービスを利用する必要性がなかったのかと。(40代/男性/会社員)

・会社内で、秘書の資格をもった人間がいるので派遣で雇う必要がないため。(20代/男性/会社員)

・役員付きの社員がいるので雇用したことは無いです。機密情報流出もあり得るので今後も検討しないと思います。(40代/男性/会社員)

・秘書を使わなければいけないほど大きな会社ではないから。また秘書がを雇うほどの仕事もありません。(30代/男性/会社員)

・私の勤務する会社では、秘書は正社員以外を雇用する制度はありません。(50代/男性/会社員)

 

 

 

 

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株式会社トランスアクト代表の橘のインタビュー記事が「The Wall Street Journal」デジタル版に掲載されました。

 

 

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