役員秘書の仕事は社員、派遣であるに関わらず、定型業務は共通しています。役員秘書はその業務の中で、一歩先を読んだ対応を求められることもあります。臨機応変かつ正確、迅速に仕事をすることも求められています。

 

 

■来客対応・電話対応

役員に付いて仕事をしていると、外部、内部の人も含め様々な来客に対応しなければなりません。さらに、電話も多くかかってきますので、丁寧な応対で相手に不快感を与えないよう、最大限気を遣う必要もあります。単に対応すればよいということだけでは役員秘書としては務まらない可能性があります。状況に応じて対応をその時々で上手に変えながら仕事をすることもあるでしょう。経験が豊富な役員秘書は、サポートしている役員の状況を瞬時に把握し、取り次ぐべき相手、そうでない相手を判断することもできます。時には招かれざる来客もいますので、そのような相手に気づかれることなく、上手に対処することもあります。ここまで状況把握ができるには役員との信頼関係が構築できていてこそでしょう。

 

■名刺管理・顧客データ管理

名刺管理や、顧客データ管理は、役員秘書にとって重要な仕事のひとつです。この仕事は単調に見えるかもしれませんが、正確に管理できていることはもちろん、この情報を活用することができるのも経験豊富な役員秘書の能力です。役員だけでは記憶力にも限りがありますので、役員に代わって名刺交換をした相手のちょっとした情報や、会ったときにどんな話をしていたのかなどをしっかり記憶するのが役員秘書の努めです。これは顧客データについても同じことがいえます。顧客との商談の中で、雑談をすることもあるでしょう。その商談相手の趣味や、拘りなどを会話の中から収集する能力に長けているのも役員秘書ならではです。ビジネス上の関係を円滑に進めるためにも、相手の喜ぶことがどのようなことなのかを的確に把握し、役員の仕事を縁の下でサポートします。

 

■郵送物手配管理・その他管理

役員が本来の業務に集中できるよう、あらゆる定型業務を請け負っているのが役員秘書です。毎日大量の郵便物が届くこともありますので、それらを全て開封している時間は役員にはないでしょう。これらの郵便物を仕分けし、必要なものに絞って渡すような工夫も必要になります。さらに郵便物の発送も、内容によっては迅速に対応しないと相手先の信頼を失う場合があります。このような地道な作業も全て完璧に滞りなく行うのも役員秘書の重要な仕事の一部として行われています。

 

 

 

 

 

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この度、東海（名古屋）地域での業務拡充に伴い、新たな拠点として名古屋オフィスを開設致しました。

新拠点の開設により、更なるお客様サービスの向上に努めますとともに、より一層地域の皆様に信頼される企業を目指して参ります。

今後ともご指導ご鞭撻を賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

 

 

 

 

【 株式会社トランスアクト　名古屋オフィス 】

〒460-0008　名古屋市中区栄3-2-3　名古屋日興證券ビル4F

Tel. 052-269-8260（代表）

Fax. 052-269-8261

 

東京都では、都市防災機能の強化、安全で快適な歩行空間の確保及び良好な都市景観の創出を図るため、道路上の電線類を地中化し、電柱を撤去する無電柱化を進めています。

株式会社トランスアクトは、東京都の厳正なる審査において選考され、無電柱化に伴い設置された地上機器にラッピングを実施するなど、景観を向上し、街の活性化につながる取組みを支援しています。

 

 

 

最近は人件費の削減などの理由により、多くの企業で派遣社員を採用するようになっているようです。秘書業務に関しても例外ではありません。さて、実際に派遣の秘書社員を採用する際に、容姿は採用のポイントになるのでしょうか？何かとお客様に合うことが多い秘書業務は、見かけも大切と思う人が多いのかもしれません。今回は男性会社員100人を対象に、秘書の派遣社員を選ぶに当たり要旨は採用の決め手になるのかアンケートを取ってみました。

 

 

【質問】

秘書の派遣社員を選ぶ際、容姿は採用のポイントになりますか？

【回答数】

はい：81

いいえ：19

 

秘書は会社の看板のようなもの！ビジュアルが大切

アンケートの結果、容姿が採用のポイントになるかどうかについて、「はい」と回答した人が8割を超えることがわかりました。

・当然です。ビジュアルは会社のイメージを崩すことになり当然と考える(40代/男性/会社員)

・綺麗な女性がいいに決まってる。また、来ようとおもう。記憶に残る。(30代/男性/会社員)

・再重要ポイントにはなり得ないが、取引先に重役と同行することもあるので、身だしなみ等も含めた容姿はポイントになる。(30代/男性/会社員)

はいと回答した人の中には、秘書の顔や服装が会社のブランドイメージに直結するので、会社のイメージを傷つけないためにも容姿にはこだわるという意見があげられています。確かに秘書の第一印象は顔や服装から入ってくるので、容姿が良いのに越したことはないのかもしれません。きれいな秘書を連れていると、取引先の人も「またあの人に逢ってみたい」と考えて、取引もスムーズに行えるかもしれませんね。しかし、容姿が第一優先ではないという意見もあります。しかし、他の条件が同じであれば、容姿の良い人を選ぶようです。

 

容姿よりも大切なものもある！他のスキルも重要

アンケートの結果を見ると、容姿は採用のポイントになるのかについて約2割の人がいいえと回答しています。

・受付ではないので、秘書には容姿よりもスケジュール管理能力やコミュニケーション能力の有無を重要視します。(30代/男性/会社員)

・はっきりいって当たり前のことになるかもしれないが、能力の方が大事。(30代/男性/会社員)

・容姿が良い越したことはないが、容姿の良し悪しより、身だしなみと言う視点から見る事が大事。(40代/男性/会社員)

いいえと回答した人の中には、能力優先であるという意見があげられています。その能力には、コミュニケーション能力やスケジュール管理能力などがあげられるようです。中には、礼儀作法や清潔感も大事という意見も挙がっています。確かに、秘書には仕事の補佐業務を行ってもらわなければならないので、そばにいてただニコニコされていただけでは、仕事にならないという考え方も頷くことができます。秘書業務をきちんとこなすことができて、業務が滞りなく進められる環境を作ってくれる人材が欲しいという考えが多いのかもしれません。中には、業務がきちんとこなせる人であれば、容姿が良いにこしたことはない意見もありました。

 

第一条件ではないけど、やっぱりに容姿は整っていてほしい！

派遣社員の避暑を採用する際に、容姿が採用のポイントになると回答して人が8割を超えることがわかりました。やはり、多くの来客などの対応もしなければいけない秘書業務は、ある意味秘書が会社の看板娘としての位置づけになるのかもしれません。容姿には、顔だちや服装、清潔感などの要素が含まれているようです。はいと回答した人の中にも、容姿が最優先ではないという人もいて、いいえと回答した人の中でも身だしなみが大切と回答した人もいます。何よりも、メイクや服装を清潔感があるように身だしなみを整えることが大切なのではないでしょうか。

 

■調査地域：全国

■調査対象：【性別】男性 【職業】会社員 

■調査期間：直近の1ヶ月間

■有効回答数：100サンプル

 

秘書の派遣社員を選ぶ際、容姿は採用のポイントになりますか？

【はい】

・当然です。ブスは印象が悪いので、会社のイメージを崩すことは当然と考える(40代/男性/会社員)

・秘書は共に行動することがあるので、お客様にも失礼ないようにしなくてはならないから。(20代/男性/会社員)

・対外的な印象も変わってくるので容姿も十分に採用ポイントとなる要素です。(30代/男性/会社員)

・業務上、明確に必要なスキル・資格がある場合以外は、ポイントになると思います。(30代/男性/会社員)

・かわいいとかきれいという基準ではなく、女性であれば、清楚でおしとやかなイメージ、男性であれば、誠実でまじめそうな外見のイメージを選びます。(40代/男性/会社員)

・見た目より能力を重視する傾向が現代にはありますが、秘書の方に限らず同じ能力であれば容姿が端麗の方の方が、有利になるんではないでしょうか。(30代/男性/会社員)

・仕事が一番、気持ちが二番、そして容姿は一番ではないが、毎日、会社で顔を合わせるので、やはり容姿は気にしますね。(40代/男性/会社員)

・秘書のイメージというのもありますが、容姿が美しければ取引先の受ける印象も絶対良いはずです。(30代/男性/会社員)

・秘書は、対外的な仕事をすることが多いため、容姿も重要な要素です。(30代/男性/会社員)

・ブスより綺麗な女性がいいに決まってる。また、来ようとおもう。記憶に残る。(30代/男性/会社員)

・秘書であれ他の業務であれ、ルックスの良さは大きなメリットになると思います。(30代/男性/会社員)

・会社としての顔にもなるため、突っ込みどころのある顔ではまずいと思います。(50代/男性/会社員)

・秘書がつく役職は組織の中でも要職であることが多いのが実情です。要職についている人の側に容姿が優れた秘書がいると見映えもよくなり箔がつくため、容姿は採用のポイントです。(30代/男性/会社員)

・秘書の派遣社員を選ぶ際容姿は採用のポイントになると思うのでそちらを選びました。(30代/男性/会社員)

・洗練された街の中で多くの一流の人達に囲まれながら働けてスキルアップできるから(30代/男性/会社員)

・第一印象で約8割は相手の印象が決まるため、社外的な対応をおこなうとき有利になる。(40代/男性/会社員)

・勿論。自分の隣に常にいてもらうのであれば容姿は絶対に必要。第一印象が大事なので。(30代/男性/会社員)

・相手に見られる立場になるので、それなりの用紙ではないと厳しい(30代/男性/会社員)

・秘書である以上は社長の近くにいるので、容姿が良くないと難しいです。(30代/男性/会社員)

・派遣社員を秘書に雇用するときには容姿も採用の一つのポイントとなります(20代/男性/会社員)

・容姿も秘書として求められる身だしなみや気品の中に含まれると思います。(20代/男性/会社員)

・容姿は仕事をするには関係ありませんが、やっぱり清潔感は必要だと思います。(30代/男性/会社員)

・対外的には良いに越したことはないと思う。もちろん業務がこなせてることが前提だと思うが。(50代/男性/会社員)

・対外的な仕事も多いので当然容姿だけといえませんが、選考の対象になります。(60代/男性/会社員)

・第一印象は見た目なので、重要な要素になり得る。見た目もちゃんとしてる方でないと雇えない。(30代/男性/会社員)

・秘書は何よりも愛嬌と容姿の良さが求められるような職業だから。(20代/男性/会社員)

・社内のみでの活動であれば問題無いと思われますが、対外的な場面に同席するのであれば身だしなみを含めて容姿も最低限必要と思われます。(30代/男性/会社員)

・秘書は取引先が来社したとき、お茶を出したりして顔を出すのでそれなりの容姿は必要(50代/男性/会社員)

・或る程度は。といっても美人かどうかではなくて、真面目そうな人かどうかです。(30代/男性/会社員)

・仕事内容にもよると思いますが、基本的には対外的な印象もあるので、決定な意味ではありまsが、審査の対象として大事と思います。(50代/男性/会社員)

・受付の容姿がいいほうが会社の印象がよくなるので、採用のポイントになると思います。(30代/男性/会社員)

・利用したことはありませんが、仮に利用するとしたら、能力や経験値が似通っていたら容姿のいい方を選ぶと思います。(40代/男性/会社員)

・秘書の派遣社員を選ぶ際は、容姿は採用のポイントになります、というかどんな分野でも容姿は少なからずポイントになる。(30代/男性/会社員)

・体格が立派すぎたり、髪を整えてないことは基本になります。そのうえで、笑顔などを含めて表情や印象が一般受けすることが大事です。(50代/男性/会社員)

・一番の要素ではないが、容姿がよければ、気持ちよく働けると思うし、女性を容姿で判断するのは仕方のないことだと思う。(40代/男性/会社員)

・客先でも容姿の良い秘書を連れている方がハクがつくので良いと思います。(20代/男性/会社員)

・ある程度はありますが、能力的に問題がなければ問題ありません。(30代/男性/会社員)

・長身、スリム、小顔の、スタイルの良い女性が必要。顔は重視しない。(40代/男性/会社員)

・かわいいとかきれいだからで採用はないですがある程度の清潔感は必要かと思います。(40代/男性/会社員)

・ある程度、整っていたほうが仕事にもよい意味で影響すると思います。(20代/男性/会社員)

・ビジュアルというより清潔感を見ていて、気配りが出来ているかの指標になると思います(30代/男性/会社員)

・秘書の要件にもよりますが、プラスαの意味で、容姿はそれなりに重要なポイントとなるでしょう。(50代/男性/会社員)

・日本の中年以上男性は、女性の容姿にとても弱いから、そこを利用します。(40代/男性/会社員)

・容姿は良いほど可ではない。容姿がいいと第一印象がいいだけに中身も問われる。ギャップはマイナスイメージが強い。(40代/男性/会社員)

・太っていたり美人ではない人は、見た目が良くないので向かないと思う。(30代/男性/会社員)

・容姿は大事です、中身にある物がある程度容姿に現れるからです。(30代/男性/会社員)

・1番の採用条件ではないが、やはり容姿が言い悪いでいえばいい方が良いと思う。(30代/男性/会社員)

・再重要ポイントにはなり得ないが、取引先に重役と同行することもあるので、身だしなみ等も含めた容姿はポイントになる。(30代/男性/会社員)

・やはり容姿が綺麗なな方のほうが仕事をしていて気持ちがいいと思います。(40代/男性/会社員)

・容姿ではないといっても、誰でも綺麗な人のほうがみていて楽しいし、人が集まるから。(30代/男性/会社員)

・容姿だけで判断することはありませんが、採用を決める際のポイントにはなります。(30代/男性/会社員)

・秘書の容姿で、役員や社長がどのような方なのか第1印象となるため重要(30代/男性/会社員)

・もし自分に秘書が必要になったら外見がいい方におねがいしたい。理由は外見が悪いよりはいいし、自分に付きっきりになることが多くなるから外見がいい方が仕事もやる気がでる(40代/男性/会社員)

・役員が全員男性なので、基本的な秘書に必要な能力をもっていて、なおかつ容姿端麗な女性が選ばれると思います。(40代/男性/会社員)

・キャリアが殆ど同じで表情がとても豊かだったら人間なので、好みのタイプを選んでしまうから。(30代/男性/会社員)

・ポイントになると思います。やはり会社のトップの右腕になる人なので、服装、清潔感などの容姿は大事ですよね。(20代/男性/会社員)

・容姿がいい方が、対外的に良い印象を与えるのでポイントは高いと思います(40代/男性/会社員)

・取引先と接触する機会も出てくるため、会社の顔として従事するためにはある程度容姿を重視します。(40代/男性/会社員)

・派遣社員とはいえ、会社の従業員になるわけだから、もちろん会社のイメージとする上でも容姿は大事なポイントになってくると思うので容姿は大事だと思います。(20代/男性/会社員)

・会社のレベルともいうべきなくらいで、他の企業さんから秘書を見られた時、容姿がよければ印象がかなり変わると思います。これは必須条件ですね。(40代/男性/会社員)

・容姿も含めてその人が持つ印象が大きく採用の可否には影響すると思うので。(40代/男性/会社員)

・秘書は対外的な交渉の役割も担うので、容姿、姿勢は会社の看板、顔的な意味を持つ場合がある。容姿は良い方が良い。(40代/男性/会社員)

・教養等も大事であるが、やはり見た目も重視する。特に受付の場合は会社の顔でもありやはり重要。(50代/男性/会社員)

・アメリカなどでは太っている人や喫煙している人は重役になれないため、またその理由としては自身の生活が不摂生なため。(30代/男性/会社員)

・秘書と言っても、議員秘書もありますが、企業の秘書の場合には受付の意味合いもあります。その場合には、対外的な容姿も兼ね備えている方が良いとおもわれます。ただし、基本的な対人、事務処理能力が必要なことは言うまでもありません。(50代/男性/会社員)

・受け付けは言ってみれば会社の顔。人はまずはその容姿で人を判断します。(50代/男性/会社員)

・秘書の方は女性が多いと思います。第一印象は見た目から受ける割合が高いと感じるので、色々な場所に顔を出す秘書の方の見た目は大事だと思います。(30代/男性/会社員)

・能力が一番であるが、毎日顔を合わせる為、容姿は好ましい方が良いと感じる。(40代/男性/会社員)

・単純なきれいさではなく、明るさや清潔感が伴った容姿が大事だと思います。(30代/男性/会社員)

・綺麗な人だったら、外では釘っ気になりそうだから。自分に誇りが持てそう。(30代/男性/会社員)

・役員と共に対外折衝もあるため、秘書としてのスキルが人並みに十分あるなら容姿がよい方がポイントになります。(40代/男性/会社員)

・他者の重役などと会うことがあれば、多少容姿が良い女性を連れて行きたいと思う。(30代/男性/会社員)

・役員の好みにもよるでしょうが、秘書次第で役員の能力も変わってくるのでそれだけが重要ではないと思います(30代/男性/会社員)

・第一印象で容姿は一番大事になってしまうから容姿は採用のポイントなると思う(40代/男性/会社員)

・社会人として身だしなみは重要なことのため、秘書に限らず容姿は採用のポイント。(20代/男性/会社員)

・綺麗に越したことはないから。人にもよるが容姿により対応が変化する男性も多いため。(30代/男性/会社員)

・秘書という職種柄、綺麗や可愛さというよりも、清潔さ、スマートさのイメージは大切だと思うから。(40代/男性/会社員)

・ある程度は容姿も考慮しますが、やっぱり第一は仕事のスキルだと思います。(50代/男性/会社員)

・取引業者や顧客との商談に同行する際に、会社のイメージを損なうような極端な体型や容姿の人は困る。(30代/男性/会社員)

・もちろん大きな採用ポイントになります。容姿端麗な人は、見た目がいいというだけでなく、何事も自信を持って任務に取り組むオーラが漂っています。(40代/男性/会社員)

・全く能力や経験が同じだと仮定すると、容姿は良い方が仕事のモチベーションにもなるし、場が華やぐので。(20代/男性/会社員)

【いいえ】

・秘書は仕事を的確にこなす能力が一番重要だと考えているため、容姿は採用のポイントにはなりません。逆に言えば男でも構わないです。(30代/男性/会社員)

・はっきりいって当たり前のことになるかもしれないが、能力の方が大事。(30代/男性/会社員)

・容姿だけでは仕事ができないと考えるからです。見た目よりも愛嬌が必要です。(20代/男性/会社員)

・秘書の派遣社員を選ぶ際、容姿は採用のポイントになりません、能力ですよ。(30代/男性/会社員)

・特に受付とかではなく あくまで経験者優先でお願いしました容姿は確かに大事ではありますがね。(50代/男性/会社員)

・容姿よりもその人の人柄とか性格を重視することは確かであると考える。(20代/男性/会社員)

・そんなことは法令違反ですし、今どきの社会風潮とも逆行しています。(40代/男性/会社員)

・容姿以上にその方が持っているスキル（コミニュケーション力やスケジュール管理能力など）の方が大切だと感じる為。(40代/男性/会社員)

・受付ではないので、秘書には容姿よりもスケジュール管理能力やコミュニケーション能力の有無を重要視します。(30代/男性/会社員)

・容姿が良い越したことはないが、容姿の良し悪しより、身だしなみと言う視点から見る事が大事。(40代/男性/会社員)

・なんだかんだと色々言ったとしてもこれしかない。やはり能力の方が大事。(30代/男性/会社員)

・容姿より礼儀作法がしっかりしていて、清潔感のある身だしなみをする人に重点を置きます。(40代/男性/会社員)

・たとえ美人であっても、求められる秘書業務が十分遂行できないようでは意味がないので(30代/男性/会社員)

・容姿は採用のポイントになりません。今までの経験と実績から採用することが大切と考えています。(40代/男性/会社員)

・容姿で選ぶより、今までの派遣先でのキャリアを最優先事項にするので容姿については清潔感があるかという事でだけ参考にします。(40代/男性/会社員)

・内部的な仕事なので、容姿はあまり関係ないのではないかと思う。(40代/男性/会社員)

・秘書の派遣社員を選ぶ際には、実力重視で容姿は二の次なのであまりポイントにはなりませんね。(30代/男性/会社員)

・人間だから、そうなってしまうのもわかるが、基準を明確にすべき。(50代/男性/会社員)

・選考に携わる立場ですが、容姿ではなくスキルがあるのが一番です。容姿が良くても仕事をしない美人は一番迷惑です。(40代/男性/会社員)

 

 

 

 

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Qualitas～ Business Curation Magazine ～

世界の「今」を届ける、ビジネス情報誌。記念すべき創刊10周年号に株式会社トランスアクト代表の橘が掲載されました。

キュレーション【curation】とは、無数の情報の海の中から、自分の価値観や世界観に基づき、情報を拾い上げ、そこに新たな意味を与え、多くの人と共有することです。注目の人物インタビューや対談、内外の企業情報、上級のビジネスマン向けのスタイル提案から地域に密着した時事コラムまで、質の高いビジネス情報を幅広く紹介しております。

 

 

 

【概要】

誌名：『Qualitas』

サブタイトル：Business Curation Magazine

発行形態：雑誌

定価：1,500円（税抜）

判型：A4変型判

企画：株式会社Ｅｎｊｉｎ

編集人：足立 克之