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企業において、秘書という業務は重要な役割を担っていますよね。一定の地位にある役職について、スケジュールの管理だけでなく、外部とのやりとりや社内の業務もあり、会社の情報を把握する立場でもあります。そのために必要な専門知識もあり、秘書のための検定もあるほどです。そんな秘書業務ですが、派遣業務の中には専門的な教育を受けた優秀な秘書に特化したものもあります。人材派遣は一般的に広く知れ渡っていますが、専門職に特化した派遣についてはどうなのでしょうか？そこで、秘書専門の人材派遣を知っているかをアンケートで調べてみました。

 

 

【質問】

あなたは秘書業務に特化した人材派遣をご存じですか？

【回答数】

はい：25

いいえ：75

 

そもそも秘書に派遣サービスがあることを考えてもいなかった！

今回のアンケートでは、「いいえ」との回答が多い結果になりました。

・人材派遣業者という業種は知っていたが、秘書業務に特化した業者は知らなかった。(50代/男性/会社員)

・秘書業務は、大切な仕事だと思っていたので、派遣サービスがあることに驚きました。(30代/男性/会社員)

・秘書は、社外秘の情報に接することが多いため、社外の方にお手伝い頂くという発想が全くありませんでした。(40代/男性/会社員)

・会社で派遣の事務員は頼んだことはあるが、秘書に特化した派遣サービスは知らない(40代/男性/会社員)

人材派遣業は知っていながら、秘書に特化したサービスのことは知らなかったという人が多くいました。秘書の業務は重要であるとの認識から、秘書の派遣があることに驚く人もいました。機密保持などの意味合いから、秘書を社外に依頼する発想がなかったというのも頷けます。派遣業の利用は一般的になっていても、秘書など専門業務、特に大切な役割を担う派遣サービスについては、認知度が低いと言えそうです。

 

秘書に特化しているからこそ利用価値がある！

その一方で、「はい」との回答は2割ほどありました。

・聞いたことはあります。世の中オールマイティな業務よりもその道のプロに頼った方がいいですね。(30代/男性/会社員)

・秘書という業務の特殊性を考えると、秘書に特化した派遣サービスの需要は十分に見込まれるから(30代/男性/会社員)

・専門性の高い業務は教育を受けた優秀な人材を持つ派遣会社に委託するケースが多いため。(30代/男性/会社員)

・人材派遣会社から事務系・技術系以外に秘書の派遣があることについて説明を受けたから。(40代/男性/会社員)

回答した人の中には、実際に人材派遣業者から説明を聞いたという人や、専門的な業務は特化したサービスを利用しているという人がいました。おおむね、秘書という職種は専門的な知識や常識やマナーなど厳しいスキルが必要だとの認識で一致しており、優秀な人材は派遣でも大いに利用すべしと考えているようです。そのため、秘書に特化した派遣の需要も多いのではとの意見もありました。

 

秘書であろうと時と場合で優秀な人材を外部へ依頼するのも必要！

今回のアンケートでは、派遣サービスで秘書に特化したものがあるのを知らない人が多い結果になりました。その多くは、派遣業は一般的になっているものの、特殊な業務について社外に任せる事への躊躇もあり、秘書派遣サービス自体の存在を考えもしなかったということのようです。その反面、知っていると回答した人の場合は、特殊な業務だからこそ優秀な人材が必要だという考えで、そのためには派遣を利用するのもひとつの選択肢だと捉えていました。秘書という特殊性から社内で人材を育てる必要もありますが、専門的な教育を受けた人材を外部から派遣で利用するのも時間的な問題やコストなどを考えれば有益な派遣サービスだといえそうです。

 

■調査地域：全国

■調査対象：【性別】男性 【職業】会社員 

■調査期間：直近の1ヶ月間

■有効回答数：100サンプル

 

未経験の受付スタッフの派遣社員の採用の決め手は何ですか？

【回答一覧】

・まずは、笑顔、挨拶です。これが第一印象で大事な部分になりますので、これは最優先です。しかし未経験という事もあり、最初は回答できない場面が多くあるかと思いますが、そこで如何に臨機応変な対応ができる方なのかを見極める必要があるかと思います。(20代/男性/会社員)

・やはりなんと言っても、人前に出ても人見知りせず話しが出来る事だとおもいます。(40代/男性/会社員)

・業務経験が無いのであれば、まずは愛想の良さや的確なコミュニケーション能力があるかどうかが大事なポイントになります。(50代/男性/会社員)

・未経験の受付スタッフの派遣社員の採用の決め手は、容姿がいいことだね、でも未経験の派遣はたのまないけど、即戦力がほしい(30代/男性/会社員)

・前向きに仕事に取り組む様子がうかがえるかと会話で相手の要望をくみ取れることが瞬時にできるかです。(30代/男性/会社員)

・第一印象の容姿の明るさと、話し方のきれいさが採用の決め手だと思う(40代/男性/会社員)

・愛想のよさや受け答えの丁寧さだと思います。話し方が聞き取りやすい事が大事です(30代/男性/会社員)

・やはり会社の玄関としてお客さんにお目にかかる機会が多いため、容姿を採用の際の決め手とします。(30代/男性/会社員)

・真面目さや誠実さが伝わってくるか。人の話を聞き入れる力があるかどうかだと思う。(40代/男性/会社員)

・社交的な人かどうか、明るいかどうか、我慢強い面があるかどうかです。(50代/男性/会社員)

・丁寧なあいさつや言葉遣いがしっかりできるか、また、非常時の対応力などが決め手です。(30代/男性/会社員)

・落ち着いた対応が出来ること、表情が暗くなく、笑顔で応対出来ること。まずは来客を不快にしない事が大切かと思います。(40代/男性/会社員)

・言葉遣いや笑顔の作り方。それと異常時の機転が利くか否かを試してみる(50代/男性/会社員)

・素直さと見た目、服装や言葉遣い、スタイルや語学等だと思います。(30代/男性/会社員)

・受付なので笑顔ができる人。言葉使いがきちんとできる人。その仕事に対してやる気がある人。(30代/男性/会社員)

・やる気があるか、適切な判断力があるか、丁寧な言葉づかいができるか。(40代/男性/会社員)

・誰にでも明るく物怖じせずに対応できる能力です。未経験でもたくさんの人との出会いを楽しむことのできる人がよいと思います。(50代/男性/会社員)

・相手の言っていることを一生懸命理解しようとしている姿勢は欲しいと思う(40代/男性/会社員)

・容姿端麗、素直であること、記憶力を含めた業務遂行の能力があること。(40代/男性/会社員)

・受付スタッフは人と接するので、その時の話し方や態度を見ます。(20代/男性/会社員)

・笑顔で対応できること。臨機応変に対応することができることも重要である。(20代/男性/会社員)

・やったことが無い人に任せるなら、容姿と受け答えの印象が重要と思う。(30代/男性/会社員)

・採用に携わる立場ですが、大きな声であいさつができ、相手の話している内容を理解し判断が出来るかどうかが決め手になります。(40代/男性/会社員)

・未経験の受付スタッフの派遣社員の採用の決め手はコミュニケーション力です。(30代/男性/会社員)

・受付スタッフに限らずですが、やはり採用の決め手はやる気になると思います。(30代/男性/会社員)

・容姿も大事だが、応対の話し方と常識的な知識を面接で観察し採用する。(40代/男性/会社員)

・受付スタッフが対応しなければならないお客様は様々です。アポイントをとられて来社される方がほとんどですが、中には、クレームを直接訴えるため突然お越しになる方もおられます。そこで受付スタッフには、起伏がなく、コンスタントに笑顔を見せられることが、採用の決め手です。(40代/男性/会社員)

・はっきりいって当たり前のことになるかもしれないが、能力の方が大事。(30代/男性/会社員)

・元気があって、大きな声で円滑にコミュニケーションが取れ、言われたことをすぐ行動に移せる瞬発力があるか否か。(20代/男性/会社員)

・愛想が良くて、基本的な事務処理能力があれば、未経験でも問題ないと思います。(40代/男性/会社員)

・ある程度の礼儀作法とマナーがあれば問題はない。あとやはりやる気があるほうがいい(40代/男性/会社員)

・外見と話し方です。受付であればある程度容姿が優れていた方が会社の顔としては良いし、重役クラスが来た時に笑われない様な話し方は最低限必要と考えるからです。(30代/男性/会社員)

・どんな仕事でもそうでしょうが、未経験ならばやる気が一番大事だと思います。(30代/男性/会社員)

・挨拶ができるか、目を見てきちんと話せるか、敬語を使いこなせるかの３点を重視する。(50代/男性/会社員)

・明るくハキハキとした話し方が出来、来社した人に好印象を与えられるような笑顔が印象的な人(40代/男性/会社員)

・やはりなによりも笑顔の素敵な人が一番だと思います　初対面の人には好印象が大事ですね。(50代/男性/会社員)

・知識がないのは仕方ないことで、これから身に付ければ良いものです。社会人として必要なマナーと向上心を感じる方を採用します。(30代/男性/会社員)

・やる気。経験よりもやる気、情熱があれば相手に伝わって行く気がします。(30代/男性/会社員)

・ハキハキとしていて、笑顔で対応出来そうな人で清潔感がある人を採用します。(30代/男性/会社員)

・わが社では表情ですね。受付は社の顔になりますので常に笑顔で冷静な対応が必要になってきます。人や感情で表情がコロコロと変わるような人材では来られた方々に不安や不快感を与えてしまいますので。(40代/男性/会社員)

・どんな方とも親しみと節度のあるコミュニケーション能力と笑顔。(30代/男性/会社員)

・未経験の派遣社員を受付スタップに雇用するとしたら最低限のコミュニケーションです(20代/男性/会社員)

・笑顔。多種多様な訪問客の疲れを癒し、一瞬にしておもてなしの心が伝わるのは笑顔。(50代/男性/会社員)

・受付スタッフが未経験でも、人に伝える能力が高い人を選びます。(30代/男性/会社員)

・第一印象が重要です。笑顔で人と接することができれば好印象を得ることができます。未経験である点はこれから経験を積めばリカバリすることができます。(50代/男性/会社員)

・しっかりとした挨拶と言葉遣いは当たり前で一番重要なのはどんなお客様に対しても笑顔と姿勢で接客ができる事です。(30代/男性/会社員)

・頭の回転の速さだと思います。臨機応変な対応ができるかどうかが重要。(40代/男性/会社員)

・常に正しい姿勢で笑顔を崩さずはきはきと受け答えが出来ているかが決め手です。(30代/男性/会社員)

・応対がどうか、また物事をしっかり理解して答えられるかどうか。(40代/男性/会社員)

・経歴が他業種でもキチンとしていること。航空会社系列の経歴は信用できます。(30代/男性/会社員)

・学ぼうとする意欲と年齢です。ある程度年を取ると柔軟性と素直さが無くなってしまいます。(40代/男性/会社員)

・とても明るく愛嬌が良いため、対外的にも好感をもってもらえるだろうという狙いがありました。(40代/男性/会社員)

・話していて受け答えがしっかりしていたり、常識やマナーがあったり、気配りができる人が採用されると思います。(30代/男性/会社員)

・容姿です。一応ペーパー試験はしますが、最終的には容姿ですね。(40代/男性/会社員)

・若くて綺麗な方が良いです。そして受け答えもはっきりした感じが良いです。(40代/男性/会社員)

・笑顔で明るく話ができること、人の目を見て話ができることなど、態度で決めます。(40代/男性/会社員)

・まずは、一般常識的なマナーを身につけていること。仕事に関しては、徐々に身に着けて行ってくれたらと思う。(40代/男性/会社員)

・当たり前のことになるかもしれないが、はっきりいって会話の能力のため(30代/男性/会社員)

・相手との受け答えの仕方とか話し方や態度、対応力などが大事でしょう。(30代/男性/会社員)

・容姿は世間一般的に清潔感が保たれ、なおかつ質問内容に簡潔に回答できるかが焦点になる。(40代/男性/会社員)

・気配りと笑顔がしっかりできるかがポイントです。面接等でも人となりは分かるので重視します。(30代/男性/会社員)

・第一印象の良さは必須ですが、その上で相手がなにを欲しているのか察することができる気配りが必要です。(40代/男性/会社員)

・やっぱり礼儀正さと、素直さでしょうか。勉強させてもらうという気持ちは欲しい。(30代/男性/会社員)

・機転のきく柔軟性が一番大事だと思います。見た目は、容姿よりも愛嬌がある人を採用すると思います。(40代/男性/会社員)

・未経験の受付スタッフの派遣社員の採用の決め手は、コミュニケーション能力です。(30代/男性/会社員)

・受付は会社の印象を決定するので、容姿を重視する。長身、細身、小顔、脚長がよい。(40代/男性/会社員)

・基本的なビジネスマナーを身につけているかどうかで決めています。(30代/男性/会社員)

・明るく頭の回転の速い人又一般人としての常識がある人が良いです。(60代/男性/会社員)

・最低限の挨拶や受け答えがができ、業務に対して一生懸命に取り組める人で、素直さがあれば尚可。(40代/男性/会社員)

・面接又は面談でスキルとコミュニケーション能力はある程度分かるから複数来た時は容姿が決め手になる。(30代/男性/会社員)

・礼儀正しい人。まずは、そこですね。服装などにもきちんと気を遣っている人が望ましいです。(30代/男性/会社員)

・身だしなみなどの見た目も重要ですが、やはりお客様と接する仕事なので言葉遣いや受け答え方の機転などを重要視します。身だしなみは、注意することで改善できますしね。(40代/男性/会社員)

・受付は会話が必要なので、面接時のコミュニケーション能力を把握してから採用を決めます。(30代/男性/会社員)

・誠実性と謙虚な姿勢を確認します。特に経験を重視しなくても実践の中で経験できるからです。(40代/男性/会社員)

・真面目そうな顔してるのと、コミュニケーション能力があるのと、笑顔ですね。(30代/男性/会社員)

・現場経験の豊富さ・対応力とスキルの内容、最終的には人柄です。(50代/男性/会社員)

・受付業務に対する姿勢と、その仕事内容から人当たりの良さと笑顔は重視したいと思います。(40代/女性/専業主婦)

・会話の受け答えが落ち着いてしっかりできる。ただし声が高すぎたり・低すぎたりしない。(40代/男性/会社員)

・会社のイメージを損なうような容姿では困る。気持ちの良い挨拶が出来る事が大事。(30代/男性/会社員)

・容姿が良いことや、身だしなみで相手に不快感を与えない、礼儀作法などのマナーができること。(20代/男性/会社員)

・容姿と自然な笑顔。素直さと明るさ。向上心があり、何事にも不満を漏らさない。(30代/男性/会社員)

・丁寧な言葉遣いができることと。しっかりと敬語が使えることだと思います。(50代/男性/会社員)

・受付スタッフ容姿採用がメイン。なぜなら受付のスキルは仕事をしていけば身につくが、容姿は変わらないため。(20代/男性/会社員)

・話し方を一番重視します。受付スタッフは会社の顔ですので、相手に失礼のない話し方ができる人を採用します。(30代/男性/会社員)

・臨機応変に対応出来る外交的人物であること、礼儀正しく振る舞い、何かあればすぐに会社側に報告相談することができる人であること、などが条件となります。(50代/男性/会社員)

・外見、第一印象、常識があるかないか、言葉使いなど会社の窓口となるためこの辺りを決め手にする(40代/男性/会社員)

・はきはきとした対応と正しい言葉遣いができる人。愛嬌があればなおよし。(30代/男性/会社員)

・利用したことはありませんが、もし利用するなら、社会人としてのマナーが身についているかどうかです。なかなか最低限のマナーから教える余裕は無いと思いますので。(40代/男性/会社員)

・どんな世代からも受け入れられるファッションセンス及び言葉使いができることかと思われます。(30代/男性/会社員)

・やる気と言葉の使い方だと思います。来客者を迎えるわけですから言葉の使い方をちゃんとしてないと、採用される可能性は低いと思います。(20代/男性/会社員)

・コミュニケーション能力。対外的にも対内的にも、それが無くては仕事にならない。(30代/男性/会社員)

・顔が良いこと。声がはっきり伝わること。いつも活気がありそうな感じが出ていること。(30代/男性/会社員)

・能力があることが一番大事な決め手になるのではないかと思います。(50代/男性/会社員)

・誠実さが決め手である。誠実であれば、入社後に仕事を覚えていくから。(20代/男性/会社員)

・面接などでの対応に好感が持てるかどうか。とっさの状況下で的確な判断が下せるかどうか。(30代/男性/会社員)

・未経験の場合はその人の言葉遣いが言語明瞭であるか否かで決めます。(20代/男性/会社員)

・面接を行い、基本的な社会常識と敬語が使えることができると判断したら採用で良いと思います。(20代/男性/会社員)

・未経験の受付スタッフであるなら、容姿がいい人じゃないかな。未経験はとらないけど(30代/男性/会社員)

・お客様（この場合は試験官）との対応（仕草、ことば使い）の仕方(40代/男性/会社員)

・洗練された街の中で多くの一流の人達に囲まれながら働けてスキルアップできるから(30代/男性/会社員)

 

 

 

 

 

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自然災害や感染症拡大の影響は、個々の事業者だけでなく、サプライチェーン全体にも大きな影響を及ぼすおそれがあることから、中小企業の自然災害等に対する事前対策（防災・減災対策）を促進するため、「中小企業の事業活動の継続に資するための中小企業等経営強化法等の一部を改正する法律（以下、中小企業強靱化法という）」が2019年（令和元年）5月29日に成立し、同年7月16日より施行しています。

トランスアクトでは災害に対する事前対策を行っており、経済産業省より「事業継続力強化計画」の認定を受けました。

 

「事業継続力強化計画」認定事業者一覧

 

事業継続力強化認定証.pdf

派遣で役員運転手の仕事をしていると、どのような一日を過ごすことになるのでしょうか。勤務時間は不規則なの？残業は？など、気になる人もいますよね。役員運転手はどのような生活をしているのか、そのライフサイクルをみてみましょう。

 

 

■運転手の主な起床時間と午前の過ごし方

役員運転手の勤務時間帯は派遣契約先により多少の違いがあるものの、一般的には午前9時から午後6時、休憩時間の1時間を含む9時間が拘束時間です。起床時間は勤務開始時間にあわせることになりますが、朝は車両の点検や清掃などを行うための時間を十分に確保しなければなりません。特に清掃は役員に少しでも快適に過ごしてもらうために、常に車内を清潔な状態にする必要があります。ですから、起床時間は早めの人が多いようです。車の整備が完了したら、所定の場所に車を待機させます。勤務時間前に出勤の依頼があるときには、その時間に合わせて起きる必要があります。役員送迎後の午前中の過ごし方は車内の簡単な清掃やチェックなどを行います。

 

■運転手の主な午後の過ごし方

午後の過ごし方は、派遣先にもよりますが自由な時間が確保できるときもあります。運転手控え室がある職場では休憩や仮眠をとることも可能です。ときには運転手仲間とお茶を飲みながら雑談したり、雑誌を読んだり、スマホで遊んだりすることもできます。その反面、午後は訪問先のスケジュールが目白押しの時期もありますし、役員に夜の宴席のアポイントが入っているときは宴席が終わるまで車内で何時間も待機しなければいけないときもあります。役員を深夜自宅まで送り、その後車内の清掃や点検作業をしてからようやく業務終了する日もあり、勤務時間が不規則になるときは体調管理が大変です。さらに、あらかじめ役員のスケジュールは決まっているのですが、突発的に午後車を出すことも多くあります。役員運転手の午後の過ごし方は、休憩時間が十分にあるようにみえるのですが、突発的な仕事や、夜の送迎に向けて準備する時間ともいえるでしょう。

 

■運転手の業務終了時間と就寝時間

役員のスケジュールがあらかじめ決められた通りであれば、業務終了時間は契約で取り決めされた定時になります。日報を記入したり、車の清掃をしたりする多少の業務が残っていることもありますが、時間外業務が発生することはそれほどありません。そのため、夜は時間に余裕があります。しかし、気が抜けないのが役員運転手の仕事です。時には突然の夜の呼び出しに応じなければいけないこともあります。例えば取引先の突然のトラブルなどで、業務終了後に呼び出しが入ることもあるのです。このように、普段であれば就寝時間も不規則にはなりませんが、突発的な事態が起こってしまった場合は、業務終了時間がかなり遅くなるため、就寝時間も深夜に及んでしまうでしょう。

 

 

 

 

 

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