役員秘書の仕事は社員、派遣であるに関わらず、定型業務は共通しています。役員秘書はその業務の中で、一歩先を読んだ対応を求められることもあります。臨機応変かつ正確、迅速に仕事をすることも求められています。

■来客対応・電話対応

役員に付いて仕事をしていると、外部、内部の人も含め様々な来客に対応しなければなりません。さらに、電話も多くかかってきますので、丁寧な応対で相手に不快感を与えないよう、最大限気を遣う必要もあります。単に対応すればよいということだけでは役員秘書としては務まらない可能性があります。状況に応じて対応をその時々で上手に変えながら仕事をすることもあるでしょう。経験が豊富な役員秘書は、サポートしている役員の状況を瞬時に把握し、取り次ぐべき相手、そうでない相手を判断することもできます。時には招かれざる来客もいますので、そのような相手に気づかれることなく、上手に対処することもあります。ここまで状況把握ができるには役員との信頼関係が構築できていてこそでしょう。

■名刺管理・顧客データ管理

名刺管理や、顧客データ管理は、役員秘書にとって重要な仕事のひとつです。この仕事は単調に見えるかもしれませんが、正確に管理できていることはもちろん、この情報を活用することができるのも経験豊富な役員秘書の能力です。役員だけでは記憶力にも限りがありますので、役員に代わって名刺交換をした相手のちょっとした情報や、会ったときにどんな話をしていたのかなどをしっかり記憶するのが役員秘書の努めです。これは顧客データについても同じことがいえます。顧客との商談の中で、雑談をすることもあるでしょう。その商談相手の趣味や、拘りなどを会話の中から収集する能力に長けているのも役員秘書ならではです。ビジネス上の関係を円滑に進めるためにも、相手の喜ぶことがどのようなことなのかを的確に把握し、役員の仕事を縁の下でサポートします。

■郵送物手配管理・その他管理

役員が本来の業務に集中できるよう、あらゆる定型業務を請け負っているのが役員秘書です。毎日大量の郵便物が届くこともありますので、それらを全て開封している時間は役員にはないでしょう。これらの郵便物を仕分けし、必要なものに絞って渡すような工夫も必要になります。さらに郵便物の発送も、内容によっては迅速に対応しないと相手先の信頼を失う場合があります。このような地道な作業も全て完璧に滞りなく行うのも役員秘書の重要な仕事の一部として行われています。

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