中小企業の経営陣にとっては、役員秘書の仕事はどのようなものなのかイメージが沸きにくいかもしれません。そんなときには派遣会社に相談してみると、こんな仕事もお願いできるのかと意外な発見ができるでしょう。

 

 

■秘書が担ってくれる業務とは？

役員の負担を減らすために、秘書はさまざまな業務を担ってくれます。数ある業務のなかでも、メインとなるのが上司のスケジュール管理です。秘書は会議や出張、商談といった上司の予定を調整し、働きやすいようにスケジュールを組み立ててくれます。ただ予定を詰め込むのではなく、優先順位をつけながらスケジューリングしてくれるでしょう。上司の出張の際に宿泊先や移動手段の手配をするのも秘書の業務の一環です。また、秘書は上司への電話や来客に対応し、取り次ぐかどうかを適切に判断してくれます。上司の代役として秘書が交渉などを担当する場合もあり、上司はやるべき仕事に集中して取り組めます。そして、社内文書や社外文書、メールの返信といった文書作成業務も秘書に任せられます。優秀な秘書はビジネス文書の書き方やパソコンの扱い方を熟知しているので、安心して頼めるはずです。その他、オフィスの整理整頓や文書・郵便物管理もおこなって上司の仕事を助けてくれます。

 

■新人正社員では手が回らない業務もお任せ！

人手不足でなかなか細かい業務にまで手が回らず困っている、そんな経験をされた中小企業の方も多いのではないでしょうか。ようやく新入社員が入社したので安心したのも束の間、単純作業だと思って渡していたことが全くできていなかった、そんな経験もあるかもしれません。それでもサポートできる先輩社員の手も足りない。そんな状況に陥ってしまったら、役員秘書の採用を検討してみるのも良いかもしれません。様々な状況下で細かい作業も迅速に整理できる能力を持った人も多いです。

 

■中小企業が秘書を雇うメリットとは？

先述のとおり、秘書にはさまざまな業務を任せることができます。ある調査によれば、多くの労働者は本来業務よりも周辺の作業業務に多くの時間をかけているという結果が出ています。秘書を雇うことでそうした周辺業務を任せられるようになり、効率的に仕事を進められるようになるのです。同時に、秘書の仕事は担当の上司をサポートすることです。そのため、秘書のサポートによって上司は本来の業務に集中できるようになります。役員には大きな人件費がかかっているため、効率的に働いてもらうことでコスト削減にもつながるでしょう。そして、身近に秘書という理解者がいることで、役員の気が楽になることもメリットの1つです。会社で重要なポストに就く役員は、大きな精神的負担を抱えています。上司の気持ちを理解し、気配りをしてくれる秘書がいつも隣にいれば、役員は安心して働けるようになるでしょう。また、秘書は周囲の人間関係を円滑にしてくれるので働きやすさが向上します。

 

■中小企業が秘書を雇うデメリットとは？

中小企業が秘書を雇うメリットは多いものの、デメリットもないわけではありません。まず、そもそも優秀な人材を探すのに手間がかかるというデメリットが挙げられます。求人広告を出す必要があり、採用のコストも考慮しなくてはなりません。業務効率を上げてくれる優秀な秘書を採用したいなら、それだけ給与も高く設定する必要があるでしょう。人材紹介会社を利用して秘書を雇う場合も、高い仲介手数料を支払うことになります。また、採用した後も社会保険料や福利厚生などのコストがかかるというデメリットがあります。このように、通常の方法で秘書を雇うと人件費が高くつくことになるでしょう。秘書雇用に伴うこれらのデメリットを払拭する方法として、派遣秘書の利用をおすすめします。

 

■長期休暇の社員代用におススメ！

役員秘書を派遣契約で採用できることの最大のメリットとしては、病気や怪我、産休、介護などの理由で長期休暇を必要とする社員の代替要員として安心できる存在であることです。様々な状況下で仕事をした経験を持った人が多いために、すぐに職場に溶け込むことができるでしょう。状況を把握する能力も高く、突発的な事態も慣れていますし、仕事を覚えるのが早いでしょう。基本的な接遇応対も改めて説明する必要もなく、限られた期間ですぐに即戦力としての対応を期待することができます。このように期間が限定されている状況のときに、適切な人材を探すのは簡単なことではありません。派遣契約であれば期間を最初から契約時に明示することができますし、即戦力を求めるなら役員秘書経験者は適任といえるのではないでしょうか。

 

 

■まずは派遣サービスで秘書のメリットを実感！

派遣会社や人材紹介会社などから情報を収集し、役員秘書とはどのような仕事をする人なのかをある程度理解できたとき、採用しようという話に進むこともあるでしょう。それでも、会社にとって初めての経験であれば、多少の不安はあるのではないでしょうか。自社で募集を募ったとしても、面接はどのように進めたらよいのか、など色々な不明な点がでてくることがあるものです。そんなときには派遣会社のサービスを利用するのがお勧めです。派遣会社の担当者にどのような人材を求めているのかを説明することにより、派遣会社で登録している人材の中から適任者を紹介してもらうことができます。自社で募集広告を出す必要もありません。

 

 

 

 

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テレビ東京「所さんの学校では教えてくれないそこんトコロ！」で放映された東京タワーの画像をトランスアクトが提供しました。

 

写真提供：株式会社トランスアクト

株式会社トランスアクトが日本トレンドリサーチの調査におきまして

 

■社長におすすめのエグゼクティブアシスタント人材派遣会社

■役員運転手派遣会社総合満足度

■社長秘書派遣会社総合満足度

 

上記の３部門にて、No.1を獲得致しました。

 

　　　　　　　　

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株式会社トランスアクト​​は、企業オーナー、会社社長、医師、政治家、芸能人、トッププロスポーツ選手などの超富裕層向けに専属の運転手と秘書の派遣事業を展開しております。エグゼクティブアシスタント人材、スペシャリスト人材を擁するプロフェッショナル集団として、お客様のご要望にきめ細かくお応えしながら、着実に信頼と実績を積み重ねて参りました。 お客様のあらゆるニーズをいち早く察知し、お応えしていくことが私達トランスアクトの本質的な価値、存在意義であり、使命であると考えています。私達はエグゼクティブアシスタント業務のリーディングカンパニーとして、これからも邁進して参ります。

毎日新聞にトランスアクトの新しいブランドイメージ広告が全15段1面で掲載されました。

 

 

もし、貴方に派遣秘書が付いてくれるとしたら、手落ちなくテキパキと仕事をこなし、周りに気配りのできる派遣秘書か、はたまた、誰からも好印象を受ける、共に働くに苦とならない愛嬌のある派遣秘書か。忙しい貴方の裏で、一生懸命働いてくれる派遣秘書に求むものとは、気配りなのか、それとも愛嬌なのか、会社員の男性１００人にアンケートを取ってみました。

 

 

【質問】

気配りと愛嬌！派遣秘書に本当に求められるものはどっちだと思いますか？

【回答数】

愛嬌：7

気配り：93

 

仕事に愛嬌は要らない。必要なのは、気配りだ。

アンケートの結果、ほぼ皆さんが【気配り】を選びました。

・業務に忙しいと周囲の気配りができなくなるため、秘書は気配りが何より大切だと思います。(40代/男性/会社員)

・秘書とは会社の社長や役員、医師など重役、重責を持っている方に就くのが仕事ですので、愛嬌よりも多彩な仕事、スケジュール管理などに配慮できる気配りのほうが求められると思います。(30代/男性/会社員)

・実質両必要だけれども気配りができていれば愛嬌が無くても業務は遂行できる(40代/男性/会社員)

・仕事は気配りが一番です。なぜなら人は愛嬌だけではいつかは終わりがきます。ですから気配りがある方は長く仕事がスムーズだし、安定します。(30代/男性/会社員)

・常に社長のそばにいるため、来客や貴賓なども多く、失礼のないようにしないといけないため。(30代/男性/会社員)

秘書とは、気配りあってこそのお仕事の様ですね。お客様方の失礼にならぬよう、常に細心の注意が必要とされるのでしょう。そして、多彩な仕事やスケジュール管理などにも配慮が必要とされているので、気配りがいかに大切なお仕事なのか分かりますね。気配りがある方は仕事がスムーズで、安定感がしっかりしているようです。愛嬌だけでは、仕事にならないそうですが、欲をいえば愛嬌も大切と答えた方もありましたね。

 

愛嬌が一番。気配りなんて、後からいくらでも身に付けれる。

アンケートの結果、【愛嬌】を選んだ方は少数でした。

・やはり会社の雰囲気が良くなる愛想の良さが一番ですね明るくなります。(50代/男性/会社員)

・愛嬌がいい人が誰からも好かれるし、大抵のことなら許せるから。(30代/男性/会社員)

・愛嬌です。強いて言えば容姿がいいのがいい。ブスだと会社のイメージを崩す(40代/男性/会社員)

・どんなに仕事ができても、無愛想でつまらない人を傍においておきたくない。(30代/男性/会社員)

・愛嬌があれば、少々失敗してしまっても許せてしまう。また気配りは訓練すれば身に着けられるが愛嬌は後からは上げられないから。(20代/男性/会社員)

自分の働く職場は、毎日通う事もあってか、無愛想でつまらない方を傍におくよりも、やはり明るく楽しい方のほうが良いという事のようですね。会社のイメージとして、愛嬌やルックスが重視されるところもあるようです。愛嬌があれば、少々の失敗も怖くないみたいですし、気配りが欠けていれば、後から訓練をし身に着けれるそうです。愛嬌とは、その人に備わった後からは教養出来ない取り柄なのですね。。

 

派遣秘書に本当に求められるものとは気配りだ。そして、愛嬌も。

派遣秘書とは、会社の社長や役員、医師など重役、重責を持っている方に就くのが仕事ですので、愛嬌よりも多彩な仕事、スケジュール管理などに配慮できる気配りのほうが大切と考える方が圧倒的に多かったです。常に社長のそばにいるため、来客や貴賓なども多く、失礼のないようにしなくてはならない。そこに、笑顔はいらないということのようですね。ですが、会社の雰囲気が良くなる愛想の良さが一番という方もいました。愛嬌がいい人は、大抵のことなら許せるのだそうで、毎日のお仕事でイライラしなくて済みそうですね。つまり、実質両必要だけれども、気配りができていれば愛嬌が無くても業務は遂行できるという事のようです。

 

■調査地域：全国

■調査対象：【性別】男性 【職業】会社員 

■調査期間：直近の1ヶ月間

■有効回答数：100サンプル

 

気配りと愛嬌！派遣秘書に本当に求められるものはどっちだと思いますか？

【愛嬌】

・愛嬌があれば、少々失敗してしまっても許せてしまう。また気配りは訓練すれば身に着けられるが愛嬌は後からは上げられないから。(20代/男性/会社員)

・どんなに仕事ができても、無愛想でつまらない人を傍においておきたくない。(30代/男性/会社員)

・洗練された街の中で多くの一流の人達に囲まれながら働けてスキルアップできるから(30代/男性/会社員)

・やはり会社の雰囲気が良くなる愛想の良さが一番ですね　明るくなります。(50代/男性/会社員)

・愛嬌がいい人が誰からも好かれるし、大抵のことなら許せるから。(30代/男性/会社員)

・やはり、気配りも大事ですが、愛嬌があればちょっとしたミスも笑顔で解決できそう(30代/男性/会社員)

・愛嬌です。強いて言えば容姿がいいのがいい。ブスだと会社のイメージを崩す(40代/男性/会社員)

【気配り】

・派遣秘書に求められるものは、気配りでそれが出来ないと仕事を見つけられないきがする(40代/男性/会社員)

・気配りのできる人だと思います。どんな仕事でもちょっとした心遣いが嬉しかったりします。それを普通にできる場面を見ている人は必ずいます。そして評価にもつかながると思います。(30代/男性/会社員)

・容姿を求める場合もあるが職務として考えた場合、気配りが会社の効率を上げてくれる。(40代/男性/会社員)

・気配りがあれば、いろいろな場面を乗り切れる。愛嬌があれば、何でも許されるような気もするが、考え方が邪道である。(40代/男性/会社員)

・実質両必要だけれども気配りができていれば愛嬌が無くても業務は遂行できる(40代/男性/会社員)

・ビジネスに愛嬌など必要ないです。どのようにすれば仕事がうまくいくかの調整を行うのが秘書の仕事です。(40代/男性/会社員)

・秘書に限らず気配りができる人は周りから、信頼されるためです。(20代/男性/会社員)

・愛嬌はかわいいだけ、気配りは相手本位で行動する癖がないとできないので。(30代/男性/会社員)

・役員が気分よく仕事をするための能力が秘書には必要だと思います。どちらも必要ですが気配りを選びました(30代/男性/会社員)

・秘書は自分から幅広い視野で指摘される前に様々なことに気づいて行動に移さなければならないからです。(20代/男性/会社員)

・愛嬌も大事だと思いますが、秘書仕事に関しては必要ない事の方が多い気がします。それよりも、色々な気配りをして頂いだ方が仕事のサポートになると思います。(30代/男性/会社員)

・気配りできる秘書のほうが、ミスをしたときでも、カバーしてくれそうです。(30代/男性/会社員)

・愛嬌は大事だけれども、愛嬌だけでは仕事にならない。気配りか愛嬌かなら、仕事につながるのは気配り。(30代/男性/会社員)

・愛嬌は仕事だから特に必要ないが、気配りは秘書に限らずあったほうが好印象を貰えるから。(30代/男性/会社員)

・愛嬌は誰でもできるが気配りはそう簡単にできるものではないから。(50代/男性/会社員)

・愛嬌も大切ですが、先を読んで行動したり準備したりできる方がよいです。(40代/男性/会社員)

・愛嬌ももちろんですが、自分が事足りてない時に横からスッと何かを差し出せる気配りが必要。(30代/男性/会社員)

・雑用ならPCで本人がこなせてしまう今の時代、愛嬌よりも相手がして欲しいことを察する気配りが秘書には重要だと思います。(40代/男性/会社員)

・両方あってほしいですが、愛嬌だけだと後が続かないと思うので、気配りをとります。(40代/男性/会社員)

・容姿云々より、細かな配慮、気配りをしてフォローしていただくことで、こちらの仕事で抜け落ちがちな点をフォローしてもらいたい。(40代/男性/会社員)

・様々な顧客と会う機会が多いと考えているので、他者に対する気配りは重要だと思います。(30代/男性/会社員)

・秘書であれ何であれ、やはり人に対し気配りができるのが常識である。(50代/男性/会社員)

・愛嬌だけあって、仕事や周囲に対する気配りが出来ないと役割を成していない。だたニコニコしているだけでは使えない(40代/男性/会社員)

・業務に忙しいと周囲の気配りができなくなるため、秘書は気配りが何より大切だと思います。(40代/男性/会社員)

・気配りです。どれだけかわいくても気の利かない秘書だとイラッとしてしまうから。(20代/男性/会社員)

・派遣秘書に限らず全ての正社員、派遣社員に求めるべき必要なスキルであると思います。(40代/男性/会社員)

・秘書としては派遣社員だろうが、正社員だろうが気配りが、大事だと思う。(40代/男性/会社員)

・身の回りのお世話をすることが多いため、気配りができなくては、致命的だと思います。(40代/男性/会社員)

・気配りがあれば、どこの派遣されても溶け込めるでしょうし、仕事もしやすいと思います(40代/男性/会社員)

・秘書という職業自体が気配りを要求される職業なので基本的スペックとして備えておかなければならない。(30代/男性/会社員)

・秘書であればスケジュール管理などが基本になります。が、それだけなら極論スマホでも代用できます。そうでなく+αの気配りが評価を左右すると考えます。(30代/男性/会社員)

・確かにどちらも必要かとは思いますが、ビジネスシーンで秘書により求められるのは、気配りだと思います。(40代/男性/会社員)

・実務的に考えれば、当然気配りが大切です。気配りできる人であれば、多少の愛嬌も持ち合わせていると考えられます。(50代/男性/会社員)

・ひとに対する気配りができないと秘書は務まらないでしょう。ニコニコしてるだけじゃあ。(30代/男性/会社員)

・秘書として働く上で最も大切なことは、他者に対する気配りだからです。(30代/男性/会社員)

・そもそも気配りが出来ていれば愛嬌も出てきます。ゆえに気配りが大事です。(30代/男性/会社員)

・仕事は気配りが一番です。なぜなら人は愛嬌だけではいつかは終わりがきます。ですから気配りがある方は長く仕事がスムーズだし、安定します。(30代/男性/会社員)

・秘書とは会社の社長や役員、医師など重役、重責を持っている方に就くのが仕事ですので、愛嬌よりも多彩な仕事、スケジュール管理などに配慮できる気配りのほうが求められると思います。(30代/男性/会社員)

・派遣秘書に本当に求められるものは気配りだと思っているのでそちらを選びました。(30代/男性/会社員)

・断然気配りです。派遣社員で仕事を一部まかせるのであれば必要なことを感じ取る気配りです。(40代/男性/会社員)

・いくら愛敬が良くても人への気配りがなければ仕事の能率も上がらないので。(40代/男性/会社員)

・丁寧に相手のことを思いやる気配りが何よりも必要とされると思います。(30代/男性/会社員)

・愛嬌があってもミスばかり、気遣いなしではまるで役に立ちません。(40代/男性/会社員)

・秘書としては愛嬌は必要ありません。気配りは絶対条件です。場を見て気配りが重要です。(60代/男性/会社員)

・気配りができてこそ、愛敬も生きるのではないでしょうか。ぜひ先に身につけて欲しいものです。(50代/男性/会社員)

・愛嬌は秘書にとっては大前提であり、気配りができたらさらに良いとおもうから。(20代/男性/会社員)

・会社の人間に対してだけでなく、取り引き先の相手にも気配りできる人はポイント高い。(20代/男性/会社員)

・相手が何を望んでいるのかを感じ取る能力は、秘書として必須だと思う。(30代/男性/会社員)

・気が利く女性が近くにいると何でもさばけやすくなりそう。「気配り」。(30代/男性/会社員)

・愛嬌があるに越したことはないが、正確な仕事をしてほしいと思うので(40代/男性/会社員)

・気配りができる派遣職員は、今後来ても良いと会社のイメージアップにつながります。(30代/男性/会社員)

・秘書についたお偉いさんの考えもあると思いますが、まず愛嬌なんかより気配りができないと、本来の秘書の仕事はできないと思います。愛嬌はその次です。(40代/男性/会社員)

・秘書に必要な物はなんと言っても気配り。仕事を円滑に進めるために、先を見て何が必要か考えながら行動できる力が必要だと思います。(20代/男性/会社員)

・派遣秘書に求められるものは気配りだと思います。愛嬌など二の次だと思います。(30代/男性/会社員)

・当たり前のことになるかもしれないが、はっきりいって経験が大事。(30代/男性/会社員)

・派遣秘書に本当に求められるものは気配りでしょう、愛嬌とか仕事に関係ない(30代/男性/会社員)

・秘書に求められるのは仕事力ですので、愛嬌よりは気配りをしっかりできた方の方が評価は高くなると思います。(40代/男性/会社員)

・愛嬌も大事であるが愛嬌だけでは持たないので、どちらか選ぶとすれば気配りとなるのでは。(50代/男性/会社員)

・秘書はとにかく担当の人物に対する気配りが重要だと考えているからです。気配りができないのに愛嬌だけあっても仕事はうまく進みません。(30代/男性/会社員)

・仕事を任せるうえで、より重要なのは気配りでしょう。気配りができる方は貴重です。(30代/男性/会社員)

・当たり前のことになるかもしれないがはっきりいってこれしかない(30代/男性/会社員)

・相手の事を考えないといけないから。愛嬌だけで行くのは無理が出てくる。(30代/男性/会社員)

・大切なお客様との、直接交渉や、連絡・報告なども重要な仕事だとおもいます。その意味からも気配りが大変重要かと思います。(50代/男性/会社員)

・愛嬌は単に話し相手にすぎない。必要なのは仕事としての気配りである。気配りの中に愛嬌が含まれる。(40代/男性/会社員)

・愛嬌が良いに越したことはありませんが、よく気づく気配りができる人が求められると思います。(50代/男性/会社員)

・欲を言えば気配り7割、愛嬌3割くらいがベストだと思いますが、2択であれば気配り重視です。(30代/男性/会社員)

・派遣秘書に本当に求められるものは気配り、愛嬌では仕事は出来ない。(30代/男性/会社員)

・秘書は気配りができてなんぼ、というように思っているのでその選択肢にしました。(30代/男性/会社員)

・気配りの方が必要だと思います。愛嬌だけでは、秘書の仕事であるサポート業務やマネジメントできないと思います。(20代/男性/会社員)

・愛嬌があると、先方に勘違いされるだけでなく、愛人疑惑を持たれてしまう。(40代/男性/会社員)

・常に社長のそばにいるため、来客や貴賓なども多く、失礼のないようにしないといけないため。(30代/男性/会社員)

・気配りでしょうね。それができなければなにも出来ませんと私は思います。(30代/男性/会社員)

・営業に求められるのは、愛嬌。秘書に求められるのは気配りだと思う。秘書は、表にあまり出ていかないため、気配りができる秘書が仕事ができる秘書だと思う。(30代/男性/会社員)

・細かいところまで気がつく秘書だと、本当に仕事がはかどるので、そんな人がいいです。(50代/男性/会社員)

・やはり秘書の方には、愛嬌も必要ですが、やはり一番は気配りのできる方であると安心感と信頼感がありますね。(40代/男性/会社員)

・仕事のスケジュールや在庫管理等を任せるのに無駄に、愛嬌は必要ない。(30代/男性/会社員)

・愛嬌というと、人によって受け取り方が違うのではないかと思うので。(50代/男性/会社員)

・顔は好みの問題だと思いますが、気配りは受ける側全員が「良い」と感じることができることなので(40代/男性/会社員)

・愛嬌もないよりあった方がいいけど、気配りの出来ない秘書は基本要件を満たさないと言えるので、厳しく見れば秘書の資格なしとも言えます。(50代/男性/会社員)

・気配りだと思います。対外的なファーストインプレッションだと、愛嬌も大切ですが、本当に秘書に求められるのは、細やかな気配りだと思います。(50代/男性/会社員)

・仕事する上でメンタル面を考慮すると愛嬌を選びたいですが、取引先との仕事を効率よく運ぶことを考えると気配り上手な方が重要です。(40代/男性/会社員)

・派遣社員に本当に求められるものは愛嬌よりも気配りでしょうか。(20代/男性/会社員)

・細やかな気配りができる秘書こそ、本当に有能な人なのだと考えている。(20代/男性/会社員)

・いわゆる、先読みができて空気を読める方でないと、仕事をお任せすることが難しいです。ただ、もちろん愛嬌もあった方が良いと思います。(40代/男性/会社員)

・色々な方との応対がある為、気配り・心配りは大切だと思います。(30代/男性/会社員)

・愛嬌があっても気配りがないと仕事が思うようにはかどらないと思うから。(40代/男性/会社員)

・雇い主にもお客様にも細心の気配りが必要なのではないでしょうか。愛嬌も大事かと思いますがそれだけで仕事が出来ないと意味がない。(40代/男性/会社員)

・ちょっとした気配りをしてくれる人の方が、仕事をしやすいので良いです。(30代/男性/会社員)

・愛嬌だけふりまけて気配りができないのでは意味がない。きめ細やかな気配りでサポートして欲しい。(20代/男性/会社員)

・仕事をする上で大事なことは、想像力や先を読む力を働かせ、必要な気配りや段取りを行うことであるから。(40代/男性/会社員)

・気配りができる人だと、会社役員も使いたいと思うだろうし、秘書として優秀だと思います。(30代/男性/会社員)

・愛嬌よりも気配り。秘書としての業務遂行能力が何より重要だと思う。(30代/男性/会社員)

・予定のチェックミスがあったら困るし、できれば言わなくても適切な時間にお茶やコーヒーを持ってきてほしい(40代/男性/会社員)

 

 

 

 

 

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