中小企業の経営陣にとっては、役員秘書の仕事はどのようなものなのかイメージが沸きにくいかもしれません。そんなときには派遣会社に相談してみると、こんな仕事もお願いできるのかと意外な発見ができるでしょう。

■秘書が担ってくれる業務とは？

役員の負担を減らすために、秘書はさまざまな業務を担ってくれます。数ある業務のなかでも、メインとなるのが上司のスケジュール管理です。秘書は会議や出張、商談といった上司の予定を調整し、働きやすいようにスケジュールを組み立ててくれます。ただ予定を詰め込むのではなく、優先順位をつけながらスケジューリングしてくれるでしょう。上司の出張の際に宿泊先や移動手段の手配をするのも秘書の業務の一環です。また、秘書は上司への電話や来客に対応し、取り次ぐかどうかを適切に判断してくれます。上司の代役として秘書が交渉などを担当する場合もあり、上司はやるべき仕事に集中して取り組めます。そして、社内文書や社外文書、メールの返信といった文書作成業務も秘書に任せられます。優秀な秘書はビジネス文書の書き方やパソコンの扱い方を熟知しているので、安心して頼めるはずです。その他、オフィスの整理整頓や文書・郵便物管理もおこなって上司の仕事を助けてくれます。

■新人正社員では手が回らない業務もお任せ！

人手不足でなかなか細かい業務にまで手が回らず困っている、そんな経験をされた中小企業の方も多いのではないでしょうか。ようやく新入社員が入社したので安心したのも束の間、単純作業だと思って渡していたことが全くできていなかった、そんな経験もあるかもしれません。それでもサポートできる先輩社員の手も足りない。そんな状況に陥ってしまったら、役員秘書の採用を検討してみるのも良いかもしれません。様々な状況下で細かい作業も迅速に整理できる能力を持った人も多いです。

■中小企業が秘書を雇うメリットとは？

先述のとおり、秘書にはさまざまな業務を任せることができます。ある調査によれば、多くの労働者は本来業務よりも周辺の作業業務に多くの時間をかけているという結果が出ています。秘書を雇うことでそうした周辺業務を任せられるようになり、効率的に仕事を進められるようになるのです。同時に、秘書の仕事は担当の上司をサポートすることです。そのため、秘書のサポートによって上司は本来の業務に集中できるようになります。役員には大きな人件費がかかっているため、効率的に働いてもらうことでコスト削減にもつながるでしょう。そして、身近に秘書という理解者がいることで、役員の気が楽になることもメリットの1つです。会社で重要なポストに就く役員は、大きな精神的負担を抱えています。上司の気持ちを理解し、気配りをしてくれる秘書がいつも隣にいれば、役員は安心して働けるようになるでしょう。また、秘書は周囲の人間関係を円滑にしてくれるので働きやすさが向上します。

■中小企業が秘書を雇うデメリットとは？

中小企業が秘書を雇うメリットは多いものの、デメリットもないわけではありません。まず、そもそも優秀な人材を探すのに手間がかかるというデメリットが挙げられます。求人広告を出す必要があり、採用のコストも考慮しなくてはなりません。業務効率を上げてくれる優秀な秘書を採用したいなら、それだけ給与も高く設定する必要があるでしょう。人材紹介会社を利用して秘書を雇う場合も、高い仲介手数料を支払うことになります。また、採用した後も社会保険料や福利厚生などのコストがかかるというデメリットがあります。このように、通常の方法で秘書を雇うと人件費が高くつくことになるでしょう。秘書雇用に伴うこれらのデメリットを払拭する方法として、派遣秘書の利用をおすすめします。

■長期休暇の社員代用におススメ！

役員秘書を派遣契約で採用できることの最大のメリットとしては、病気や怪我、産休、介護などの理由で長期休暇を必要とする社員の代替要員として安心できる存在であることです。様々な状況下で仕事をした経験を持った人が多いために、すぐに職場に溶け込むことができるでしょう。状況を把握する能力も高く、突発的な事態も慣れていますし、仕事を覚えるのが早いでしょう。基本的な接遇応対も改めて説明する必要もなく、限られた期間ですぐに即戦力としての対応を期待することができます。このように期間が限定されている状況のときに、適切な人材を探すのは簡単なことではありません。派遣契約であれば期間を最初から契約時に明示することができますし、即戦力を求めるなら役員秘書経験者は適任といえるのではないでしょうか。

■まずは派遣サービスで秘書のメリットを実感！

派遣会社や人材紹介会社などから情報を収集し、役員秘書とはどのような仕事をする人なのかをある程度理解できたとき、採用しようという話に進むこともあるでしょう。それでも、会社にとって初めての経験であれば、多少の不安はあるのではないでしょうか。自社で募集を募ったとしても、面接はどのように進めたらよいのか、など色々な不明な点がでてくることがあるものです。そんなときには派遣会社のサービスを利用するのがお勧めです。派遣会社の担当者にどのような人材を求めているのかを説明することにより、派遣会社で登録している人材の中から適任者を紹介してもらうことができます。自社で募集広告を出す必要もありません。

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