秘書はスケジュールの調整やビジネス上の交渉を通して数多くのビジネスパーソンと仕事をする経験を持ちます。そのため、仕事がデキる人に共通する特徴がわかってきます。そこで、秘書だからこそわかるデキる人の特徴を3つご紹介します。

その①　整理整頓

秘書から見たときにわかるデキる人の特徴の1つ目は、整理整頓能力です。わかりやすい例でいえば、デスクの上の状態を見ることで仕事がデキる人かどうかを判断することができるでしょう。デスクの上に書類が山と積まれているようであれば仕事がデキる人ではない可能性が高いです。デキる人のデスクの上はほとんど何もないほどに整理されていることが多いからです。デスクの上が整理できないことを仕事の忙しさのせいにする人がいますが、仕事がデキる人は忙しいからこそ効率的に対応するために整理整頓をします。デキる人は、デスクだけでなく、パソコンのデータ管理、スケジュール帳の書き方など、どんなことも整理整頓が上手なことが特徴です。

その②　メールなどのレスポンスが早い

秘書から見たときにわかるデキる人の2つ目の特徴は、仕事が早いことです。仕事の早さが端的に表れる例としては、メールのレスポンス速度があげられます。メールのレスポンスには人それぞれ特徴があり、すぐにレスポンスを返す人もいれば督促しないと返事をしないような人もいます。ビジネスの常識として一般的には24時間以内には返事をする必要がありますが、仕事がデキる人はメールを見た瞬間に返信するのが特徴です。その理由は、後回しにする余裕がないため、ひとつひとつの場面で的確に判断を行いどんどん仕事を進めていく必要があるからでしょう。メールのレスポンスだけでなく、早く仕事に着手する、仕事を溜めないこともデキる人の特徴です。そうすることで周囲からの評価が高まり信頼も得ていきます。その結果、デキる人はどんどん忙しくなり、仕事のスピードもそれに伴って上がっていくのです。

その③　周囲の失敗と成功を自らの学びとする

秘書から見たときにわかるデキる人の特徴の3つ目は、周りの失敗や成功から学べることです。一般的には、仕事の能力は経験を積むことによって向上します。経験には、成功体験もあれば失敗体験も含まれます。自分が経験を重ねることで仕事の能力が上がるのは普通のことでしょう。しかし、デキる人は違います。自分の経験から学ぶことはもちろん、周囲の人の経験も自分の経験として取り込んで学ぶことができるという特徴があります。他の人の経験から学ぶことができれば、それだけ成長のスピードが早くなりますので、ますます周囲との能力の差がつくことになるでしょう。他人から学ぶためには、本質をまっすぐ見つめる姿勢やとらわれない心も必要です。デキる人はそういった資質も備えているといえるでしょう。

■秘書の業務内容

できる秘書を目指すうえで、秘書の業務内容をしっかりと把握しておくことも重要です。秘書の業務は多岐にわたりますが、代表的なものとしては、上司のスケジュール管理や資料作成、来客対応、出張の手配などが挙げられます。スケジュール管理では、多忙な上司が効率的に仕事をこなせるように無駄のないスケジュールを組むことになります。同時に、急な用事で予定が変わることも頻繁にあるため、臨機応変に対応しなくてはなりません。上司が会議などで使う資料を作成するのも秘書の業務の一環です。上司の名義で配布される社内文書や、スピーチの原稿作成などを任される場合もあるでしょう。上司に来客があるときは、まず秘書が用件をうかがって上司に取り次ぐかどうかを判断します。電話も同様ですが、上司の印象を悪くさせないためにも、ビジネスにふさわしい丁寧な言葉遣いを心がける必要があります。上司が出張するときの交通手段の確保や宿泊先の予約なども秘書の業務の1つです。

■秘書に求められるスキル

業務を問題なくこなすために、秘書にはさまざまなスキルが求められます。まず、必ず身に付けておきたいのが基本のビジネスマナーです。秘書のビジネスマナーがなっていないと上司に恥をかかせることにもなるので、社会人としての基礎を事前に学んでおくべきだといえます。また、伝えるべきことを簡潔に報告したり、上司が求めることを先回りして用意したりする気配りも秘書には求められます。秘書検定などを利用して基本のビジネスマナーを身に付けておくとよいでしょう。次に、最低限のパソコンスキルも習得しておく必要があります。Officeソフトによる資料作成や業務上必要な情報収集など、パソコンは秘書業務のあらゆる場面で使用します。その他、コミュニケーション能力やスケジュール管理能力などを身に付けておくことも重要です。周囲の人たちと円滑に交流し、上司のスケジュールを適切に管理できることも優秀な秘書の条件です。なお、外資系企業や海外と取引している企業に勤める場合は語学力が要求されることもあります。

■できる秘書の特徴

できる秘書にはいくつかの共通点があります。できる秘書の特徴が当てはまる人は、積極的に秘書を目指してみるとよいでしょう。まず、できる秘書はコミュニケーションが得意で気配りに長けています。秘書が社内外の人とコミュニケーションをとり、人間関係を円滑にしてくれれば上司は働きやすくなります。上司と普段からコミュニケーションをとっていれば、重要なことを報告し忘れるようなミスも防げるでしょう。秘書の役割は何よりも上司の仕事をサポートすることであり、コミュニケーション能力や気配りはその役割を果たすうえで欠かせない素質なのです。

そして、サポートに徹することができるのもできる秘書の特徴です。自分が主役でなければ気が済まない人に秘書の仕事は務まりません。できる秘書になるためには、縁の下の力持ちとして上司を支え続ける覚悟が必要です。また、できる秘書は几帳面で、正確に仕事をこなします。ミスを完全になくすことはできませんが、同じミスを繰り返すようでは上司に迷惑がかかります。自分の仕事ぶりを几帳面にチェックし、ミスを事前に防ぐ姿勢が優秀な秘書には必要です。最後に、口が堅いこともできる秘書の特徴です。秘書は会社の機密事項を知りやすいポジションであり、それらの情報を外部に漏らさないことが最低限の条件となります。

■秘書に向いていない人の特徴

秘書に向いていない人にも特徴があり、心当たりがあるのであれば秘書は目指さないのが賢明です。先述のとおり、秘書の仕事はあくまでも上司のサポートなので、自分が主役になろうとする人は秘書に向いていません。陰ながら支えることが自分の役割だと割り切って献身的に業務をこなせる人が秘書には向いているでしょう。次に、周囲への配慮が足りないことも秘書に向いていない人の特徴の1つです。上司が何を求めているのか察知して準備しておくことが秘書には求められるため、気配りが苦手な人にとってはつらい仕事だといえるでしょう。また、想定外のことが起きると慌ててしまう人も秘書には向いていません。秘書の業務では、上司から突然仕事を任されたり、急用でスケジュールを組み直したりすることが頻繁にあります。常に冷静さを保ち、想定外の事態も落ち着いて処理できる資質が秘書には求められるのです。その他、視野が狭い人やケアレスミスが多い人も秘書には適さないでしょう。

■秘書のやりがい

多忙な上司を支える秘書は大変な仕事ですが、大きなやりがいも感じられます。まず、秘書がサポートするのは多くの場合、経営に携わる重要な人物です。事務職などをしていれば滅多に関われない経営層の働き方を間近で観察できるのは、秘書ならではのやりがいだといえるでしょう。良い仕事をすれば、会社を動かす人に働きぶりを認めてもらえることも秘書の原動力となります。また、秘書は業務を通じて社内外の一流のビジネスマンと関わります。さまざまな経験を積むうちに、自然と一流のビジネスマナーが身に付くことも秘書のやりがいの1つです。一流のビジネスマナーや接遇応対が身に付けば職業の選択肢が増え、自分のキャリアアップにもつながるのではないでしょうか。

■特徴を押さえて「できる秘書」を目指そう！

できる秘書には共通する特徴があり、仕事のツボを押さえて上司を献身的にサポートしています。できる秘書になりたいのであれば、まずはこれらの特徴を理解し、自分に足りない部分はおぎなっていく努力が大切です。同時に、秘書には欠かせないスキルも身に付けておきましょう。秘書業務を的確にこなすポイントを押さえ、できる秘書を積極的に目指してみてください。

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