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2020-04-10 00:00:00
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派遣で秘書として働く場合と、社員などの常用雇用の秘書として働く場合にはどのような違いがあるのでしょうか。待遇面、仕事内容、この仕事に就くための経験や必要なスキルなどからみた主な違いについてまとめてみました。

 

 

 

 

 

■秘書の具体的な業務内容とは?

派遣の秘書も社員の秘書も、業務内容は基本的に同じです。まずは秘書の具体的な業務内容について確認しておきましょう。秘書の主な業務としては、スケジュール管理や電話・来客対応、資料作成、雑務などが挙げられます。スケジュール管理では、多忙な上司の予定を調整し、効率よく業務がこなせるようにスケジュールを組みます。スケジュールに合わせて、出張の際は宿泊先を押さえたり、会議の参加者に連絡したりするのも秘書の仕事の一環です。

次に、上司のもとを訪れる来客の対応や、電話の受付なども秘書がおこないます。上司に恥をかかせないためにも、秘書はビジネスシーンにふさわしい言葉遣いや物腰を身に付けなくてはなりません。電話や来客を上司に取り次ぐかどうか判断することも秘書の仕事です。

さらに、会議で使う資料や上司のスピーチ原稿なども秘書が作成します。上司が作成した資料の校閲を担当する場合もあるでしょう。そのため、秘書はビジネス文書の書き方やパソコンスキルを身に付けておかなくてはなりません。その他、オフィスの整理や年賀状の手配、設備の点検なども秘書の業務となります。要するに、上司をサポートするための仕事は何でもこなすのが秘書だと考えておけばよいでしょう。

 

■秘書になるためには資格はいらない!社内での経歴から秘書になる

派遣で仕事をする場合には業務の範囲内が予め定められていることが多く、職務内容の大幅な変更はそれほどありません。社員の場合には部署を異動することもありますし、役割や責任が変わっていくこともあります。会社の変化に応じて柔軟に対応していく必要があります。今まで必要のなかった語学などの勉強も新たに始めなければいけないこともあり得ますし、業務に関連した資格を取得しなければいけないときもあります。社員で秘書の仕事をしている人は、今まで他の部署で違う仕事をしていた経験がある人もいます。社内公募で募集があったので応募した人もいます。さらに今までの仕事の中で適性があると社内で判断され、退職などで欠員がでたタイミングで秘書の仕事に就いたという人も少なくありません。秘書の仕事をするのに特別な資格を求める会社は少ないでしょう。会社は最初から教育する必要がないため、資格よりも今まで培った会社の中での人間関係や業務知識、経験などに重点をおく傾向があります。さらに人柄も分かっている安心感もあるために、社員の中から適任者を抜擢することがあります。

 

■派遣会社に登録!コスト・期限ともに便利なのが派遣秘書

派遣で仕事をする人は、派遣会社に登録をし、派遣会社を通じて様々な会社を紹介されることになります。1つの派遣先に固定されることはなく、色々な業界や規模の会社で仕事の経験を積むことができる可能性があります。派遣先の会社が決定したら、契約書に基づいて更新期間が定められることになります。通常は1ヶ月、3ヶ月、または半年などの契約であることが多く、契約毎に更新しながら継続していくことになります。会社で派遣の秘書を採用する理由としては、主に社員が病気や怪我で仕事を休むことや、産休や育児休暇取得の間の代替要員であることが多いです。時には期間限定のプロジェクト専門に派遣されることもあります。ですので、派遣期間も様々です。中にはこのような期限がある程度定まった契約ではないこともあります。法律の範囲内で長期的に契約毎に更新をしながら同じ派遣先の会社で仕事をする場合もあります。各種保険等は登録した派遣会社で加入することになります。有給休暇も派遣会社より付与されます。待遇については時間給であり、通常は月に一度の支払です。採用する会社にとっては、必要なタイミングに必要な人材を、適切なコストで探す際、派遣会社の利用は欠かせないでしょう。

 

■秘書には個人秘書とグループ秘書の2種類がある!

秘書は大きく「個人秘書」と「グループ秘書」の2種類に分けられます。1対1で役員と接するのが個人秘書で、複数対複数で役員をサポートするのがグループ秘書です。秘書と聞いたとき、多くの人は個人秘書のほうをイメージするでしょう。しかし、効率的に業務が進められることから、近年ではグループ秘書という形も人気を集めています。基本的に、個人秘書のほうが給料は高い傾向にありますが、担当する上司に合わせて行動しなければならないので大変です。上司が夜遅くまで働く場合は、自分も遅くまで残業しなければなりません。もちろん残業代はもらえるため、たくさん稼ぎたい人には個人秘書が向いているでしょう。一方、グループ秘書は作業を分担しておこなうので業務は比較的楽ですが、個人秘書よりは稼ぎにくいです。

 

■秘書に求められるスキルとは?

派遣秘書として活躍したいのであれば、秘書に求められるスキルを身に付けておくことをおすすめします。まず、WordやExcelなどのパソコンスキルは必須だといえるでしょう。情報管理や資料作成など、パソコンはさまざまな場面で使うことになります。また、場合によっては語学力が求められることもあるでしょう。外資系企業などへの派遣を希望するのであれば、業務を問題なくこなせるレベルの語学力が必要です。もちろんビジネスマナーも重要なので、秘書検定は取得しておいたほうがよいでしょう。秘書検定では、ビジネスにおける知識や振る舞い方などを網羅的に学べます。選考において秘書検定に合格していることが有利に働くとは限りませんが、秘書検定が採用の決め手になる場合もあるはずです。特に、難易度の高い準1級や1級は高く評価されるポイントとなります。その他、気配り力やコミュニケーション能力を身に付けておくことも大切です。秘書に求められるスキルを理解することが、優秀な秘書を目指す近道だといえます。

 

■正社員で雇うより派遣で雇うほうが人件費は断然お得!?

会社も業績により様々な局面があり、人件費の問題は会社の経営上での重要事項のひとつです。それでも必要な人材は確保しなければなりません。会社が流動的な状況のときには派遣会社を利用して派遣社員を採用するのも1つの方法ではないでしょうか。人件費が厳しいときには、一部の職種をこのような雇用形態に置き換えることによって人件費を抑制させられる可能性が高いです。秘書の仕事は、派遣会社でも経験豊富な人材を多く抱えていることもあり、職務内容も明確です。人件費の抑制を考えるならば派遣会社への依頼を考えてみるのもよいかもしれません。

 

 

 

 

 

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