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2021-02-20 00:00:00
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働く女性の代表格ともいえる「秘書」業務。ドラマやCMなどで颯爽と働く秘書を演じる女優の姿を見て、憧れる方も多いでしょう!テキパキと仕事をこなし、ボスが指示する前に仕事を終わらせる……そんなデキル秘書になるにはどうしたらよいのでしょうか?

 

 

 

■秘書の仕事内容とは?

上司をサポートするための幅広い業務を効率的にこなすことが秘書には求められます。秘書の主な仕事内容は、スケジュール管理や資料作成、来客対応、雑務などです。上司のスケジュール管理は秘書のメイン業務の1つで、上司が効率よく働けるように予定を調整します。どの仕事を優先するべきかといったことを考えながら、適切にスケジュールを組み立てる必要があります。また、出張の手配なども秘書の業務の一環です。次に、秘書は上司が会議で使う資料やお中元のお礼状なども作成します。上司が書いた文書の校正を任されることもあるでしょう。来客の受付や案内、電話対応なども秘書の業務です。来客には丁寧に応対し、電話でも正しい言葉遣いを心がける必要があります。上司に報告するか、または自分で処理するかといった判断も秘書がおこなうことになるでしょう。その他、オフィスの整理や情報のファイリング、電報の手配など、上司が効率的に仕事できるようにあらゆる雑務をこなします。

 

■秘書に求められるスキルは?

前述の仕事を正確に遂行するために、秘書は色々なスキルを習得しなくてはなりません。まず、必須といえるのがパソコンスキルです。インターネット検索やメール返信などの基本的なパソコンスキルに加え、資料を作成するときなどに使うOfficeソフトの扱いにも慣れておく必要があるでしょう。次に、コミュニケーション能力も秘書にとっては重要なスキルです。秘書が周囲の人と気軽にコミュニケーションをとっていれば社内外の人間関係が円滑になり、上司も働きやすくなります。いつでも明るく振る舞う秘書がついていれば、上司の印象も良くなるでしょう。また、多忙な上司の時間を無駄にしないために、重要なことだけを簡潔に報告する能力も大切です。そして、秘書には基本のビジネスマナーも当然求められます。秘書は一流の人たちと仕事をすることになるため、失礼な振る舞いは厳禁です。明るい笑顔を保ちつつ、節度を守って交流することを心がけましょう。なお、外資系企業などでは語学力を求められる場合もあります。

 

■そもそも新卒採用は少ない?

企業において秘書に求められるのは、何をおいてもビジネスマナーと適切な判断力です。企業の重役などのアシスタントでありサポート役、時には重役に成り代わって取引先などに挨拶をするなど、秘書は企業の顔になる場合もありますので、相応の社会性とビジネスマナーが必要です。そして突発的な問題が起こったときに冷静に対応する適応力も大事になります。これらは現実の業務の中で培われていくものです。ですから短大や専門学校、大学などの新卒入社において秘書職として配属されることはほとんどありません。新卒であれば秘書職ではなく事務職として秘書課に配属されるか、他の部署で社会経験や様々な職務を経験したのちに、本人の希望や適正などを考慮され、秘書課に配属、あるいは直接役員秘書として配属されることが一般的です。

 

■中途採用の場合は?

企業が中途採用で秘書業務を募集している場合は、秘書経験があるかどうかももちろん考慮されますが、総務や営業、受付など、外部との接触が多い部署での経験も考慮されるでしょう。また、採用面接時の対応が重要になります。秘書を募集する役員が最終面接をする場合があり、このときに面接者との相性、適正などを直接見られることがあります。また、中途採用者であっても社内においての配属希望で秘書を目指す場合は、やはり総務や人事など、役員室に近い部署での経験を積んでから希望を出し、社内での考課を経て秘書職として配属される場合もあります。

 

■秘書技能検定などの試験で有利に! 

新卒採用者や秘書未経験者が直接秘書職に就くことはあまりありませんが、秘書技能検定などの資格保有が、秘書への近道になる可能性があります。秘書技能検定に合格したということは、秘書としての業務、ビジネスマナーを学んだということですので、実務は未経験であっても、その素養はあるということです。短大や秘書・ビジネス系の専門学校で秘書技能検定を受けるチャンスがあれば挑戦する価値はあるでしょう。秘書業務は会社を代表する役員の代行でもあり、その場その場の対応力が必要になる大変やりがいのある仕事です。社会人経験がないからと言って、あきらめる必要はありません。自分を磨き、秘書技能検定などの資格を通し、素養や秘書への熱い思いをアピールしましょう!

 

■秘書のやりがいは?

秘書の仕事のやりがいは、企業の経営に携わる重要な人物の役に立てることです。普通は関われないような重要人物のために働くことになるので、「自分も会社に貢献している」という実感が湧きやすいのではないでしょうか。また、自分の働きぶりに上司から直接感謝してもらえる機会も多くあるでしょう。そして、秘書として一流の人たちと関わるなかで、一流のビジネスマナーや振る舞いが自然と身に付きます。上司から急な仕事を任されたり、予想外の事態に対処したりすることもあり、臨機応変に対応できる力が養われるはずです。仕事を通じて着実に自分のスキルや能力を磨くことができるのも、秘書の大きなやりがいだといえます。仕事で培ったスキルを活かして自分のキャリアアップにつなげることもできるでしょう。

 

■秘書になると大変なことは?

秘書業務の大変なところは、上司のタイプに合わせて働くのが前提となることです。秘書は上司をサポートしながら二人三脚で仕事をする必要があり、上司の働き方に合わせなくてはなりません。上司が夜遅くまで残るときは、自分も一緒に残業する必要があるでしょう。また、上司の求めることをいち早く察知し、先回りして準備しておくことも秘書には求められます。上司のタイプがつかめるまでは、働きやすくなるように気を配ったり、報告のタイミングを見計らったりするのも難しいでしょう。そして、守秘義務を徹底する必要があるのも秘書業務の大変な点です。秘書は会社の機密情報などを知る機会が多いので、情報をうっかり外部に漏らさないように気を付けなくてはなりません。

 

■秘書に向いている人の特徴は?

秘書に向いている人には共通の特徴があるので、秘書を目指す人は自分に当てはまるかどうかを確かめてみるとよいでしょう。まず、細やかな気配りができる人は秘書に向いています。上司が働きやすくなるように、常に周囲の環境に配慮するのが秘書の仕事です。上司が求めていることを先回りして提供できてこそ優秀な秘書だといえるでしょう。また、高いコミュニケーション能力も秘書にとっては重要な資質です。秘書が周りの人とコミュニケーションをとって情報をスムーズに伝達してくれれば上司の働きやすさは向上します。さらに、明るく話しやすい秘書は取引先の相手にも良い印象を与えられるでしょう。次に、サポートに徹することができる人も秘書に向いています。秘書の仕事は陰から上司を支えることであり、前に出て活躍することではありません。裏方の立場に甘んじて自分の仕事をきっちりとこなせる人なら秘書の仕事も務まるはずです。反対に、主役でなければ我慢できない人は秘書には向かないでしょう。

 

■秘書になるには地道な努力が大切!

秘書に憧れる人は多くいますが、誰でも簡単になれる職業ではありません。上司をサポートするために多岐にわたる業務をこなす必要があり、コミュニケーション能力やパソコンスキルなど、さまざまなスキルが求められます。大変な場面も少なくありませんが、会社の重要人物を支える仕事には大きなやりがいが感じられるはずです。地道な努力を重ね、ぜひ優秀な秘書を目指してみてください。

 

 

 

 

 

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