役員秘書を採用する場合には、その仕事に見合ったスキルがあるかどうかをしっかり見極めてから採用する必要があります。採用後に優秀な人材に育てるのは不可能ではないですが、時間もコストもかかってしまいます。役員秘書に求められるスキルをご紹介します。

■高い視点で物事を考え、役員をサポート

役員秘書に求められるスキルの一つ目は、高い視点で物事を考え、役員をサポートできることです。高い視点とは、具体的には二つの視点をイメージするとわかりやすいでしょう。一つ目は経営者としての視点、ビジネスの視点です。役員は経営の最前線にいますので、サポートする業務も経営に影響を与える重要な仕事であるケースが多く、常に経営者の視点で物事を考えるスキルはチェックしておきましょう。二つ目は、人間関係の視点です。役員に話を取り次ぐ前に相手が信頼できる人かどうかを見極める必要性があります。また、役員を取り巻く人間関係を把握した上で、事前に連絡を入れておくべき相手を間違いなく把握して仕事を進める点もチェックしたいところです。

■飲食・会合・宴席での気配り

役員秘書を雇う際にチェックしたい点の二つ目は、気配りに関するスキル、特に、飲食や会議、そして宴席等での気配りができる能力でしょう。役員がビジネスに関連して出席する飲食や宴席等では、一見ビジネスに関係ない話ばかりしているようであっても、出席者お互いが相互に観察し合い、案件への本気度や人間性を確認しています。役員秘書には、そういった舞台となる会合などがスムーズに進むように確実にセッティングする能力が必要になります。特に、接待する側にまわる場合は、場所や料理等の選択の結果、ビジネスの妨げになるような事態は避ける必要がありますし、宴席中に出席者が不快に感じないように話題を提供するなどの配慮も必要になります。帰りの交通手段の手配から会計、終了後のお礼まで含めた対応も必要です。役員秘書として雇うなら、このようなことがしっかりできる人かをチェックすることが望ましいでしょう。

■クレーム・トラブル対応もお任せ！

役員秘書を雇う際にチェックしたい三つ目は、クレームやトラブルへの対応能力の高さです。役員には、日々たくさんの情報が集まってきますが、その中にはクレームが含まれていることもあります。その内容をただ役員に報告するのではなく、しっかりと実態を把握した上で報告を上げ、クレームの相手を興奮させることなく誠意を持ちながら上手く対応する能力が必要になります。また、役員から発生したトラブルの事態収拾を任されることもあり得ます。そういった時にも、冷静に事態を分析し、最短距離で問題を収拾できるスキルも必要です。これらのスキルを持った人材を探すことは大変なことですが、採用する側としては、必要なスキルをしっかり判断した上で採用するのが肝心なポイントと言えるでしょう。

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