最新情報

2021 / 06 / 25
00:00

■外務省より「外国公館等に対する消費税免除指定店舗」に指定されました

株式会社トランスアクトは、外務省より「外国公館等に対する消費税免除指定店舗」(DS店)に指定されました。

※DSとは、Designated Storeの略です。

 

 

【 免税のご案内 】

・外国公館等に対する消費税の免税の対象となるのは、大使館、公使館、領事館等及び大使、公使、領事等で、いずれも外務大臣官房儀典官が発行した証明書(免税カード)の交付を受けた大使館等及び大使等に限られます。

・商品購入時に「免税カード」をご提示いただき、必要事項を記載した「外国公館等用免税購入表」の提出をお願いします。

・「免税カード」には、それぞれ免税の対象となる範囲及び最低購入金額が指定されています。

 

【 消費税免税手続きに必要な書類 】

下記のいずれかを弊社にてご確認させて頂きます。

・外交官等の免税カード(顔写真付き)

・外交官等身分証明票

・外国公館等用免税購入表

2021 / 06 / 20
00:00

■<6月マル秘話>秘書だからわかる!デキる人の「3つの特徴」

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秘書はスケジュールの調整やビジネス上の交渉を通して数多くのビジネスパーソンと仕事をする経験を持ちます。そのため、仕事がデキる人に共通する特徴がわかってきます。そこで、秘書だからこそわかるデキる人の特徴を3つご紹介します。

 

 

 

 

その① 整理整頓

秘書から見たときにわかるデキる人の特徴の1つ目は、整理整頓能力です。わかりやすい例でいえば、デスクの上の状態を見ることで仕事がデキる人かどうかを判断することができるでしょう。デスクの上に書類が山と積まれているようであれば仕事がデキる人ではない可能性が高いです。デキる人のデスクの上はほとんど何もないほどに整理されていることが多いからです。デスクの上が整理できないことを仕事の忙しさのせいにする人がいますが、仕事がデキる人は忙しいからこそ効率的に対応するために整理整頓をします。デキる人は、デスクだけでなく、パソコンのデータ管理、スケジュール帳の書き方など、どんなことも整理整頓が上手なことが特徴です。

 

その② メールなどのレスポンスが早い

秘書から見たときにわかるデキる人の2つ目の特徴は、仕事が早いことです。仕事の早さが端的に表れる例としては、メールのレスポンス速度があげられます。メールのレスポンスには人それぞれ特徴があり、すぐにレスポンスを返す人もいれば督促しないと返事をしないような人もいます。ビジネスの常識として一般的には24時間以内には返事をする必要がありますが、仕事がデキる人はメールを見た瞬間に返信するのが特徴です。その理由は、後回しにする余裕がないため、ひとつひとつの場面で的確に判断を行いどんどん仕事を進めていく必要があるからでしょう。メールのレスポンスだけでなく、早く仕事に着手する、仕事を溜めないこともデキる人の特徴です。そうすることで周囲からの評価が高まり信頼も得ていきます。その結果、デキる人はどんどん忙しくなり、仕事のスピードもそれに伴って上がっていくのです。

 

その③ 周囲の失敗と成功を自らの学びとする

秘書から見たときにわかるデキる人の特徴の3つ目は、周りの失敗や成功から学べることです。一般的には、仕事の能力は経験を積むことによって向上します。経験には、成功体験もあれば失敗体験も含まれます。自分が経験を重ねることで仕事の能力が上がるのは普通のことでしょう。しかし、デキる人は違います。自分の経験から学ぶことはもちろん、周囲の人の経験も自分の経験として取り込んで学ぶことができるという特徴があります。他の人の経験から学ぶことができれば、それだけ成長のスピードが早くなりますので、ますます周囲との能力の差がつくことになるでしょう。他人から学ぶためには、本質をまっすぐ見つめる姿勢やとらわれない心も必要です。デキる人はそういった資質も備えているといえるでしょう。

 

■秘書の業務内容

できる秘書を目指すうえで、秘書の業務内容をしっかりと把握しておくことも重要です。秘書の業務は多岐にわたりますが、代表的なものとしては、上司のスケジュール管理や資料作成、来客対応、出張の手配などが挙げられます。スケジュール管理では、多忙な上司が効率的に仕事をこなせるように無駄のないスケジュールを組むことになります。同時に、急な用事で予定が変わることも頻繁にあるため、臨機応変に対応しなくてはなりません。上司が会議などで使う資料を作成するのも秘書の業務の一環です。上司の名義で配布される社内文書や、スピーチの原稿作成などを任される場合もあるでしょう。上司に来客があるときは、まず秘書が用件をうかがって上司に取り次ぐかどうかを判断します。電話も同様ですが、上司の印象を悪くさせないためにも、ビジネスにふさわしい丁寧な言葉遣いを心がける必要があります。上司が出張するときの交通手段の確保や宿泊先の予約なども秘書の業務の1つです。

 

■秘書に求められるスキル

業務を問題なくこなすために、秘書にはさまざまなスキルが求められます。まず、必ず身に付けておきたいのが基本のビジネスマナーです。秘書のビジネスマナーがなっていないと上司に恥をかかせることにもなるので、社会人としての基礎を事前に学んでおくべきだといえます。また、伝えるべきことを簡潔に報告したり、上司が求めることを先回りして用意したりする気配りも秘書には求められます。秘書検定などを利用して基本のビジネスマナーを身に付けておくとよいでしょう。次に、最低限のパソコンスキルも習得しておく必要があります。Officeソフトによる資料作成や業務上必要な情報収集など、パソコンは秘書業務のあらゆる場面で使用します。その他、コミュニケーション能力やスケジュール管理能力などを身に付けておくことも重要です。周囲の人たちと円滑に交流し、上司のスケジュールを適切に管理できることも優秀な秘書の条件です。なお、外資系企業や海外と取引している企業に勤める場合は語学力が要求されることもあります。

 

■できる秘書の特徴

できる秘書にはいくつかの共通点があります。できる秘書の特徴が当てはまる人は、積極的に秘書を目指してみるとよいでしょう。まず、できる秘書はコミュニケーションが得意で気配りに長けています。秘書が社内外の人とコミュニケーションをとり、人間関係を円滑にしてくれれば上司は働きやすくなります。上司と普段からコミュニケーションをとっていれば、重要なことを報告し忘れるようなミスも防げるでしょう。秘書の役割は何よりも上司の仕事をサポートすることであり、コミュニケーション能力や気配りはその役割を果たすうえで欠かせない素質なのです。

そして、サポートに徹することができるのもできる秘書の特徴です。自分が主役でなければ気が済まない人に秘書の仕事は務まりません。できる秘書になるためには、縁の下の力持ちとして上司を支え続ける覚悟が必要です。また、できる秘書は几帳面で、正確に仕事をこなします。ミスを完全になくすことはできませんが、同じミスを繰り返すようでは上司に迷惑がかかります。自分の仕事ぶりを几帳面にチェックし、ミスを事前に防ぐ姿勢が優秀な秘書には必要です。最後に、口が堅いこともできる秘書の特徴です。秘書は会社の機密事項を知りやすいポジションであり、それらの情報を外部に漏らさないことが最低限の条件となります。

 

■秘書に向いていない人の特徴

秘書に向いていない人にも特徴があり、心当たりがあるのであれば秘書は目指さないのが賢明です。先述のとおり、秘書の仕事はあくまでも上司のサポートなので、自分が主役になろうとする人は秘書に向いていません。陰ながら支えることが自分の役割だと割り切って献身的に業務をこなせる人が秘書には向いているでしょう。次に、周囲への配慮が足りないことも秘書に向いていない人の特徴の1つです。上司が何を求めているのか察知して準備しておくことが秘書には求められるため、気配りが苦手な人にとってはつらい仕事だといえるでしょう。また、想定外のことが起きると慌ててしまう人も秘書には向いていません。秘書の業務では、上司から突然仕事を任されたり、急用でスケジュールを組み直したりすることが頻繁にあります。常に冷静さを保ち、想定外の事態も落ち着いて処理できる資質が秘書には求められるのです。その他、視野が狭い人やケアレスミスが多い人も秘書には適さないでしょう。

 

■秘書のやりがい

多忙な上司を支える秘書は大変な仕事ですが、大きなやりがいも感じられます。まず、秘書がサポートするのは多くの場合、経営に携わる重要な人物です。事務職などをしていれば滅多に関われない経営層の働き方を間近で観察できるのは、秘書ならではのやりがいだといえるでしょう。良い仕事をすれば、会社を動かす人に働きぶりを認めてもらえることも秘書の原動力となります。また、秘書は業務を通じて社内外の一流のビジネスマンと関わります。さまざまな経験を積むうちに、自然と一流のビジネスマナーが身に付くことも秘書のやりがいの1つです。一流のビジネスマナーや接遇応対が身に付けば職業の選択肢が増え、自分のキャリアアップにもつながるのではないでしょうか。

 

■特徴を押さえて「できる秘書」を目指そう!

できる秘書には共通する特徴があり、仕事のツボを押さえて上司を献身的にサポートしています。できる秘書になりたいのであれば、まずはこれらの特徴を理解し、自分に足りない部分はおぎなっていく努力が大切です。同時に、秘書には欠かせないスキルも身に付けておきましょう。秘書業務を的確にこなすポイントを押さえ、できる秘書を積極的に目指してみてください。

 

 

 

 

 

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2021 / 06 / 15
00:00

■【TransACT Co.,Ltd.】オフィシャルショップを開設しました

株式会社トランスアクトのオリジナルグッズを多数取り扱っています。ここでしか購入できない希少なコラボグッズもありますので、是非ご覧ください。

 

 

 

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【TranACT Co.,Ltd. Official Shop】

2021 / 06 / 10
00:00

■<6月コラム>役員秘書ってこんなこともしてくれるの?3選!

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役員秘書の仕事は社員、派遣であるに関わらず、定型業務は共通しています。役員秘書はその業務の中で、一歩先を読んだ対応を求められることもあります。臨機応変かつ正確、迅速に仕事をすることも求められています。

 

 

 

 

 

 

■来客対応・電話対応

役員に付いて仕事をしていると、外部、内部の人も含め様々な来客に対応しなければなりません。さらに、電話も多くかかってきますので、丁寧な応対で相手に不快感を与えないよう、最大限気を遣う必要もあります。単に対応すればよいということだけでは役員秘書としては務まらない可能性があります。状況に応じて対応をその時々で上手に変えながら仕事をすることもあるでしょう。経験が豊富な役員秘書は、サポートしている役員の状況を瞬時に把握し、取り次ぐべき相手、そうでない相手を判断することもできます。時には招かれざる来客もいますので、そのような相手に気づかれることなく、上手に対処することもあります。ここまで状況把握ができるには役員との信頼関係が構築できていてこそでしょう。

 

 

 

■名刺管理・顧客データ管理

名刺管理や、顧客データ管理は、役員秘書にとって重要な仕事のひとつです。この仕事は単調に見えるかもしれませんが、正確に管理できていることはもちろん、この情報を活用することができるのも経験豊富な役員秘書の能力です。役員だけでは記憶力にも限りがありますので、役員に代わって名刺交換をした相手のちょっとした情報や、会ったときにどんな話をしていたのかなどをしっかり記憶するのが役員秘書の努めです。これは顧客データについても同じことがいえます。顧客との商談の中で、雑談をすることもあるでしょう。その商談相手の趣味や、拘りなどを会話の中から収集する能力に長けているのも役員秘書ならではです。ビジネス上の関係を円滑に進めるためにも、相手の喜ぶことがどのようなことなのかを的確に把握し、役員の仕事を縁の下でサポートします。

 

 

 

■郵送物手配管理・その他管理

役員が本来の業務に集中できるよう、あらゆる定型業務を請け負っているのが役員秘書です。毎日大量の郵便物が届くこともありますので、それらを全て開封している時間は役員にはないでしょう。これらの郵便物を仕分けし、必要なものに絞って渡すような工夫も必要になります。さらに郵便物の発送も、内容によっては迅速に対応しないと相手先の信頼を失う場合があります。このような地道な作業も全て完璧に滞りなく行うのも役員秘書の重要な仕事の一部として行われています。

 

 

 

 

 

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2021 / 06 / 05
00:00

■名古屋オフィス開設のお知らせ

■名古屋オフィス開設のお知らせ

この度、東海(名古屋)地域での業務拡充に伴い、新たな拠点として名古屋オフィスを開設致しました。

新拠点の開設により、更なるお客様サービスの向上に努めますとともに、より一層地域の皆様に信頼される企業を目指して参ります。

今後ともご指導ご鞭撻を賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

 

 

 

 

【 株式会社トランスアクト 名古屋オフィス 】

〒460-0008 名古屋市中区栄3-2-3 名古屋日興證券ビル4F

Tel. 052-269-8260(代表)

Fax. 052-269-8261


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